Software CRM: o que é e funcionalidades!

Não é segredo que todas as empresas estão sempre em busca de ferramentas e software para melhorarem o desempenho de suas ações internas, organizarem suas equipes e gerirem suas vendas.

O software CRM é uma desses mecanismos utilizados por gestores para otimizarem os processos. 

No entanto, empresas de tecnologia ainda enfrentam uma certa resistência em utilizar um software, uma vez que acreditam que ele não se adapta em seus modelos de negócio.

Neste artigo, explicaremos a importância do software CRM e como ele ajuda as empresas de tecnologia.

Veja a seguir: 

• O que é um Software CRM?
• Como funciona um Software CRM? 
• Principais funcionalidades de um CRM
• Como encontrar o Software CRM perfeito para a sua empresa?
• Como obter o máximo ROI do seu software CRM
• Por que o Software CRM é essencial para empresas?

O que é um Software CRM?

O software CRM é uma solução tecnológica projetada para auxiliar as empresas na gestão do relacionamento com o cliente. Ele serve como uma ponte entre as estratégias de negócios, vendas, relacionamento e os clientes.

O principal objetivo do CRM é fornecer aos usuários dados relevantes sobre seus clientes, organizando essas informações em um sistema que facilita o rastreamento de interações, acompanhamento da jornada do consumidor e muito mais.

Dessa forma, um software CRM pode ser definido como uma ferramenta que permite às empresas gerenciar relacionamentos comerciais, bem como os dados e informações associadas a eles.

Atualmente, o CRM é considerado a principal ferramenta tecnológica para vendas ao ser altamente adaptável a qualquer setor e mercado. Além disso, apresenta vantagens como o fato de ser um software de serviço (SaaS), o que significa que pode ser acessado e utilizado a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.

Como funciona um Software CRM? 

Um software CRM pode desempenhar diversas funções, adaptando-se às necessidades e objetivos do usuário. Embora o foco principal da ferramenta seja o relacionamento com o cliente, o CRM oferece uma ampla gama de funcionalidades.

Na sua essência, o CRM atua como um agente que coleta e registra dados de todas as interações entre a empresa e o cliente, proporcionando insights valiosos que podem aprimorar as abordagens utilizadas.  

Em empresas de tecnologia, por exemplo, o CRM desempenha um papel fundamental ao ajudar a compreender as expectativas dos clientes, permitindo ajustar os serviços de acordo com suas necessidades e entender o que eles esperam da empresa. Além disso, o CRM fornece dados importantes que auxiliam na comunicação mais efetiva com os consumidores, geração de leads e priorização de oportunidades com maiores chances de fechamento.

Assim, o software CRM contribui para otimizar os resultados, uma vez que oferece uma compreensão mais aprofundada das motivações dos clientes, permitindo ações mais assertivas.

Além disso, em empresas de tecnologia, o CRM também desempenha um papel importante na fidelização dos consumidores e no aprimoramento da estratégia omnichannel, pois permite uma personalização ainda maior dos canais de comunicação com base no perfil e interesses do cliente.

Em suma, o funcionamento de um software CRM envolve os seguintes aspectos:

• Captação e coleta de dados relevantes sobre os clientes;
• Organização eficiente das informações no sistema;
• Criação e aplicação de ações e estratégias com base nas informações fornecidas pelo sistema.

Com o auxílio do CRM, as empresas podem melhorar significativamente a gestão do relacionamento com o cliente, impulsionar as vendas, oferecer um atendimento mais personalizado e obter insights valiosos para o desenvolvimento de suas estratégias de negócios.

Principais funcionalidades de um CRM

Agora que você já compreendeu como um CRM pode funcionar em uma empresa de tecnologia, é importante explorar as principais funcionalidades desse software. Com um conjunto abrangente de recursos, um CRM oferece várias maneiras de otimizar o relacionamento com os clientes e impulsionar os resultados do negócio.

Aqui estão algumas das funcionalidades de um software CRM:

Cadastrar leads e clientes 

Construa relacionamentos sólidos com informações precisas!

Como mencionado anteriormente, o CRM é uma ferramenta poderosa para coletar e capturar dados sobre seus leads e clientes. Uma das principais funcionalidades do CRM é o cadastro, que permite registrar informações relevantes sobre cada lead e cliente, documentando cada interação e etapa do relacionamento.

Ao cadastrar leads e clientes no CRM, sua empresa obtém dados valiosos que podem ser utilizados para ações e estratégias personalizadas. Além disso, essas informações são armazenadas de forma organizada no sistema, facilitando o acesso e o gerenciamento das informações em um único lugar.

Ao registrar os dados de cada lead, como nome, cargo, informações de contato e interesses, você cria um perfil completo que ajuda a entender melhor suas necessidades e preferências. Com os clientes, o cadastro permite acompanhar o histórico de compras, preferências de produtos ou serviços, feedbacks e outras informações relevantes.

Com esses dados em mãos, sua equipe de vendas e marketing pode criar abordagens personalizadas, enviar comunicações direcionadas e oferecer soluções sob medida. Além disso, o cadastro de leads e clientes no CRM permite o acompanhamento do progresso de cada relacionamento, desde o primeiro contato até a conclusão da venda ou até mesmo além dela.

Além disso, o cadastro também é essencial para a segmentação de clientes e a criação de campanhas de marketing direcionadas. Com base nas informações coletadas, é possível segmentar sua base de contatos em grupos específicos, o que permite enviar mensagens relevantes e personalizadas para cada segmento. Isso aumenta a eficácia das suas campanhas de marketing e a taxa de conversão.

O cadastro de leads e clientes no software CRM é uma etapa fundamental para construir relacionamentos sólidos e duradouros com seus clientes. Ao registrar e documentar cada passo do relacionamento, sua empresa ganha informações valiosas que podem impulsionar suas ações e estratégias, resultando em um melhor entendimento das necessidades dos clientes e em um atendimento mais eficiente e personalizado.

Controlar a gestão de vendas 

Um processo de vendas é composto por várias etapas e gerenciá-lo de forma eficiente é essencial para o sucesso de uma empresa de tecnologia. O CRM se destaca como o software ideal para controlar e gerir cada fase do processo, proporcionando o controle necessário para entender o que está acontecendo, identificar prioridades e tomar decisões embasadas.

A gestão de vendas é uma das melhores decisões que uma empresa de tecnologia pode tomar, ao permitir olhar para o presente, passado e futuro, planejar estrategicamente e atender melhor aos clientes, o que, consequentemente, reflete no aumento das vendas.

Com o CRM, é possível ter uma visão clara e abrangente do processo de vendas. Você pode acompanhar cada etapa, desde a prospecção até o fechamento do negócio, e identificar gargalos ou oportunidades de melhoria. O CRM permite analisar métricas importantes, como o tempo médio de vendas, taxa de conversão, valor do negócio fechado e muito mais. Com essas informações em mãos, é possível tomar decisões mais embasadas, ajustar estratégias e otimizar o desempenho das equipes de vendas.

Além disso, o CRM é uma ferramenta poderosa para conhecer mais sobre os consumidores. Ao registrar todas as interações e detalhes do relacionamento no sistema, você obtém um panorama completo das necessidades, dores e preferências dos seus clientes. Essas informações são valiosas para personalizar abordagens, oferecer soluções sob medida e construir relacionamentos sólidos.

Para os gestores, o CRM é uma ferramenta indispensável. Ele permite acompanhar em tempo real o progresso das vendas, as atividades das equipes e o fluxo de vendas. Os dados relevantes fornecidos pelo CRM permitem tomar decisões ágeis e embasadas, identificar tendências, ajustar estratégias e orientar as equipes de vendas eficientemente.

O CRM oferece o controle necessário para uma gestão de vendas eficaz. Com ele, é possível acompanhar o processo de vendas de ponta a ponta, entender as necessidades dos clientes, tomar decisões embasadas e impulsionar os resultados da sua empresa de tecnologia.

Criar funil de vendas

Outra funcionalidade essencial dos softwares de CRM é a capacidade de criar e gerenciar um funil de vendas.

O funil de vendas é um modelo estratégico em que suas oportunidades de vendas são organizadas em diferentes estágios, representando o interesse e a probabilidade de conversão em vendas concretas.

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Por meio do CRM, não apenas é possível visualizar o funil de vendas, mas também organizá-lo conforme o ritmo e o fluxo das suas vendas. Isso proporciona uma visão clara e estruturada de todas as oportunidades em cada etapa do processo de vendas.

Com o funil de vendas, você consegue visualizar o progresso de cada negócio, desde o primeiro contato até o fechamento. Isso permite identificar gargalos, pontos de melhoria e oportunidades de otimização em cada estágio. Com base nessas informações, é possível tirar dados que colaboram para avançar as etapas do funil, melhorar as taxas de conversão e aumentar as chances de fechamento.

O funil de vendas no CRM também facilita a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe. Cada oportunidade pode ser atribuída a um representante de vendas responsável, que acompanhará sua evolução e tomará as ações necessárias para avançar para a próxima etapa. Isso garante que cada oportunidade seja atendida adequadamente e que nenhum negócio importante seja perdido.

Além disso, o funil de vendas permite uma análise mais precisa das métricas de vendas. Você pode acompanhar o número de oportunidades em cada estágio, o tempo médio de permanência em cada fase, a taxa de conversão entre estágios e muito mais. Essas informações ajudam a identificar padrões, ajustar estratégias e tomar decisões embasadas para impulsionar as vendas.

Histórico de relacionamento 

O histórico de relacionamento é uma ferramenta fundamental em um software CRM, pois permite aos usuários terem um registro completo das interações com o cliente, suas percepções e muito mais. Por meio desses registros, uma empresa de tecnologia, por exemplo, pode obter informações para inovações que sejam relevantes para seus consumidores e até mesmo desenvolver funcionalidades específicas que possam transformar a experiência do cliente.

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Além disso, o histórico de relacionamento facilita retomar contatos exatamente de onde pararam. Isso significa que os usuários podem acessar todas as informações anteriores, incluindo conversas, solicitações e qualquer outra interação, para continuar a interação de maneira consistente e personalizada.

O histórico de relacionamento não se limita apenas a registros de conversas anteriores. Ele pode incluir detalhes sobre transações passadas, pedidos, reclamações, preferências do cliente e até mesmo dados demográficos relevantes. Essas informações adicionais ajudam a construir um perfil abrangente do cliente, permitindo uma compreensão mais profunda de suas necessidades e comportamentos.

Ao analisar o histórico de relacionamento de um cliente, uma empresa pode identificar padrões, tendências e oportunidades de upsell e cross-sell. Por exemplo, se um cliente adquiriu um produto específico no passado, a empresa pode sugerir acessórios ou serviços complementares que possam agregar valor à sua experiência.

Sem contar que o histórico de relacionamento também é valioso para a gestão de relacionamento com o cliente em longo prazo.

Ao acompanhar a evolução das interações ao longo do tempo, a empresa pode identificar mudanças nas necessidades e preferências do cliente, bem como avaliar a satisfação e fidelidade. Isso permite ajustar as estratégias de atendimento e vendas de forma proativa, garantindo uma abordagem mais personalizada e eficaz.

Para otimizar ainda mais o uso do histórico de relacionamento, muitos sistemas de CRM oferecem recursos de análise e relatórios. Isso permite que a empresa identifique métricas-chave, como o tempo médio de resposta, taxa de conversão e satisfação do cliente, com base nos dados do histórico. Essas informações são fundamentais para avaliar o desempenho e a eficácia das estratégias de relacionamento com o cliente, permitindo ajustes e melhorias contínuas.

Calendário de atividades

O calendário de atividades é uma ferramenta essencial para o gerenciamento e acompanhamento das tarefas em um negócio. Como o próprio nome indica, ele permite que você acompanhe e entenda o que ainda precisa ser feito e quais atividades são prioritárias para o seu negócio.

Com o calendário de atividades, os gestores podem visualizar e monitorar as movimentações e principais tarefas realizadas pela equipe, segundo o cronograma estabelecido. Isso possibilita o acompanhamento do progresso e o cumprimento das atividades necessárias para alcançar os resultados esperados.

O calendário de atividades também oferece uma visão geral do fluxo de trabalho de vendas e ajuda a estabelecer prazos realistas para a conclusão de cada tarefa. Ele permite que a equipe tenha uma compreensão clara das prioridades e dos prazos, facilitando o planejamento e a organização das atividades diárias, semanais ou mensais.

Uma das vantagens do calendário de atividades é a capacidade de identificar e resolver possíveis conflitos de agendamento. Ao visualizar todas as tarefas em um único local, os gestores e membros da equipe podem identificar sobreposições de tempo, garantindo uma distribuição adequada das responsabilidades e evitando a sobrecarga de trabalho.

Outra funcionalidade importante do calendário de atividades é a atribuição de tarefas aos membros da equipe. Por meio dessa ferramenta, é possível designar responsáveis por cada atividade e acompanhar seu progresso ao longo do tempo. Isso promove a transparência, a colaboração e a contabilização, permitindo que todos estejam cientes de suas atribuições e contribuam para o alcance dos objetivos comuns.

Alguns sistemas de calendário de atividades oferecem recursos adicionais, como lembretes e notificações, que ajudam a manter todos os envolvidos informados sobre prazos iminentes, alterações de horários ou atualizações nas tarefas. Isso garante que nenhuma atividade importante seja esquecida ou negligenciada, facilitando a gestão do tempo e o cumprimento dos compromissos.

Também é possível integrar o calendário de atividades com outras ferramentas de produtividade, como aplicativos de gerenciamento de projetos ou plataformas de comunicação interna. Essa integração permite uma maior sincronização entre as diferentes etapas do trabalho, possibilitando uma colaboração mais eficiente e o compartilhamento de informações relevantes em tempo real.

Controle do follow-up 

O controle do follow-up é uma parte fundamental da estratégia de acompanhamento de clientes. O follow-up envolve o conjunto de técnicas e métodos utilizados pelos vendedores para manter contato com os clientes e guiá-los ao longo do processo de vendas até a concretização do negócio.

O objetivo do follow-up é estabelecer uma comunicação constante e personalizada com os clientes, mantendo-os engajados e avançando no funil de vendas. Isso é feito por meio de interações regulares, como telefonemas, e-mails, mensagens ou reuniões, que permitem responder a dúvidas, fornecer informações adicionais, superar objeções e fortalecer o relacionamento.

O controle do follow-up inclui o registro e acompanhamento de todas as interações realizadas com os clientes. Isso pode ser feito por meio de um sistema de CRM, no qual as informações são registradas e rastreadas de forma organizada. Com esse controle, os vendedores têm acesso ao histórico completo de interações anteriores, o que facilita a personalização das abordagens futuras e a identificação de oportunidades de venda.

O controle do follow-up permite avaliar a eficácia das estratégias de acompanhamento e identificar áreas de melhoria. Ao analisar os resultados das interações, é possível ajustar a abordagem, otimizar os processos de vendas e aprimorar a experiência do cliente.

Uma das chaves para um controle efetivo do follow-up é o estabelecimento de prazos e compromissos claros. Os vendedores devem definir metas e cronogramas para as interações com os clientes, garantindo que nenhum acompanhamento seja negligenciado ou esquecido. Isso pode ser feito por meio de lembretes em calendários, tarefas em um sistema de gerenciamento de projetos ou alerta em um software de CRM.

Sendo assim, podemos dizer que o controle do follow-up é essencial para o sucesso das estratégias de acompanhamento de clientes. Por meio do registro, acompanhamento e análise das interações, é possível personalizar as abordagens, melhorar a eficácia das vendas e fortalecer o relacionamento com os clientes. Com uma gestão adequada do follow-up, as empresas podem aumentar as chances de fechar negócios, fidelizar clientes e impulsionar o crescimento do negócio.

Como encontrar o Software CRM perfeito para a sua empresa?

Encontrar o software CRM ideal para a sua empresa pode ser uma tarefa desafiadora, mas considerando alguns pontos importantes, você pode tomar uma decisão mais assertiva. 

Aqui estão alguns passos que podem ajudá-lo nesse processo:

Liste suas prioridades

Antes de começar a procurar um software CRM, faça uma lista das funcionalidades e recursos essenciais para o seu negócio. 

Considere quais são as necessidades específicas da sua empresa, como gestão de contatos, automação de vendas, relatórios personalizados, integração com outras ferramentas, entre outros. Isso ajudará a direcionar sua busca e garantir que o software atenda às suas principais necessidades.

Leia reviews

Pesquise e leia reviews de diferentes softwares CRM disponíveis no mercado. Avaliações de outros usuários podem fornecer informações sobre a qualidade, usabilidade e desempenho dos sistemas CRM. 

Procure por opiniões de empresas semelhantes à sua em termos de tamanho e setor, para obter uma perspectiva mais relevante. Essas análises podem ajudar a reduzir suas opções e identificar os softwares mais bem avaliados.

Faça teste grátis na plataforma

Uma ótima maneira de avaliar se um software CRM atende às suas necessidades é experimentá-lo por meio de uma versão de teste gratuita. 

Muitos fornecedores oferecem essa opção, permitindo que você explore as funcionalidades do sistema, teste a interface, verifique a facilidade de uso e avalie se a solução é intuitiva para a sua equipe. 

Durante o período de teste, verifique se o software atende às suas expectativas e se é compatível com o fluxo de trabalho da sua empresa.

Agende uma demonstração

Para obter uma visão mais aprofundada do software CRM e esclarecer eventuais dúvidas, agende uma demonstração com o fornecedor. Durante a demonstração, você terá a oportunidade de fazer perguntas específicas sobre os recursos, personalização, integrações, suporte técnico e qualquer outra informação relevante para a sua empresa. Essa interação direta com o fornecedor pode ajudar a entender melhor como o software se adapta às suas necessidades e se a equipe de suporte é eficiente e acessível.

Considere o custo-benefício

Ao escolher um software CRM, é importante considerar o custo-benefício. Avalie os diferentes planos e preços oferecidos pelos fornecedores, considerando não apenas o valor monetário, mas também o valor agregado que o sistema oferece. 

Analise os recursos disponíveis em cada plano, a escalabilidade, o suporte técnico e os custos adicionais, como treinamento e implementação. Certifique-se de escolher uma solução que ofereça um bom equilíbrio entre custo e funcionalidades, considerando as necessidades e o orçamento da sua empresa.

Como obter o máximo ROI do seu software CRM

Para obter o máximo retorno sobre o investimento (ROI) do seu software CRM, é importante seguir algumas práticas recomendadas.

Primeiramente, defina metas claras e mensuráveis que você deseja alcançar com a utilização da ferramenta, como aumentar as taxas de conversão ou melhorar a retenção de cliente.

Garanta que sua equipe seja devidamente treinada no uso do software CRM, incluindo tanto as funcionalidades básicas quanto os recursos avançados. O treinamento contínuo e a capacitação constante garantirão que sua equipe esteja bem equipada para utilizar todas as ferramentas e recursos do CRM de forma eficaz.

Além disso, explore as opções de personalização do software CRM para atender às necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui criar campos personalizados, personalizar fluxos de trabalho, relatórios e configurações de automação. Adaptar o software às necessidades da sua empresa ajudará a obter melhores resultados e uma experiência mais alinhada com o seu fluxo de trabalho.

Verifique se o seu software CRM pode ser integrado a outras ferramentas e sistemas utilizados pela sua empresa, como sistemas de marketing ou plataformas de automação. A integração dessas ferramentas permitirá uma troca eficiente de dados, garantindo uma visão holística do cliente e uma experiência de trabalho mais integrada.

Aproveite os recursos de análise e geração de relatórios do software CRM. Isso permitirá que você acompanhe métricas importantes, identifique tendências e tome decisões embasadas. A análise de dados ajudará você a identificar áreas de melhoria e ajustar suas estratégias de negócios.

Esteja aberto ao feedback da equipe e dos usuários do software CRM, pois eles podem fornecer insights valiosos sobre como melhorar a usabilidade e identificar pontos problemáticos. Monitore o desempenho do CRM regularmente e faça ajustes conforme necessário para otimizar a utilização e maximizar os benefícios para a empresa.

Garanta que você tenha acesso a um suporte técnico confiável e eficiente fornecido pelo provedor do software CRM. Isso ajudará a resolver problemas rapidamente e garantir um funcionamento contínuo do sistema. Esteja atento a atualizações e novas versões do software, pois podem trazer melhorias e recursos adicionais que podem agregar valor ao seu negócio.

Ao seguir essas práticas, você estará bem posicionado para obter o máximo ROI do seu software CRM. Lembre-se de que o sucesso depende não apenas da escolha da ferramenta certa, mas também da implementação adequada, treinamento da equipe e uso estratégico do sistema para alcançar as metas e objetivos da sua empresa.

Por que o Software CRM é essencial para empresas?

O fato é que toda empresa precisa de CRM, no entanto, alguns setores, como o de tecnologia, podem não entender como essa ferramenta ajuda na prática.

Por ser uma ferramenta que gerencia o relacionamento do cliente, o CRM consegue reunir dados e registros importantes sobre todos os seus clientes e quais as necessidades recorrentes de cada um.

Pode parecer pouco, mas isso já é uma grande ajuda, pois ajuda não só os times comerciais no desenvolvimento de estratégias mais focadas em conversão e fechamento, mas também outras equipes no planejamento e execução de novas funcionalidades.

Essa por si só já uma grande vantagem, ainda mais por ser uma maneira de sair na frente do concorrente e atrair mais consumidores.

Sem contar que com o CRM é possível entender como se aproximar do cliente, e fortalecer alguns dos canais de comunicação como, por exemplo, o WhatsApp. As empresas começam a entender como o cliente gosta de ser tratado e os caminhos que ele pode tomar para que isso se concretize.

Ainda falando de comunicação, alguns CRM como o Moskit, possuem funcionalidades que te ajudam a desenvolver modelos de e-mail e mensagens, facilitando a criação desse elo.

Tudo isso tem um desdobramento na fidelização dos clientes, que olham para a empresa de tecnologia de maneira humanizada, o que pode ser um grande problema para esse setor.

Portanto, uma empresa de tecnologia precisa de um CRM por ser uma ferramenta que consegue impactar positivamente em todos os setores da empresa.

Mas, qual ferramenta escolher?

Existem muitas ferramentas de CRM no mercado e pode ser complicado escolher uma que se ajuste às suas necessidades.

Desenvolvido para pequenas, médias e grandes empresas, o Moskit consegue entregar funcionalidades que fazem sentido para todos os nichos de mercado, inclusive o de tecnologia.

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