Os relatórios de vendas são cruciais para qualquer setor de vendas.

São eles que ajudam no monitoramento e na avaliação do desempenho das equipes de vendas, além de ser uma fonte essencial para vendedores melhorarem sua performance. 

Pesquisas e artigos recentes destacam a importância desses relatórios como ferramentas estratégicas na tomada de decisões baseadas em dados. Tanto é verdade, que de acordo com um artigo da Harvard Business Review, empresas que adotam uma abordagem orientada a dados em seus relatórios de vendas têm um desempenho significativamente melhor em relação àquelas que não o fazem. 

O texto revelou que essas empresas apresentam uma compreensão mais clara das tendências de mercado e vendas, pois conseguem identificar rapidamente lacunas nas metas de vendas e possuírem uma visão aprofundada do desempenho individual dos vendedores.

Isso porque, ao analisar os relatórios de vendas, essas equipes podem obter informações sobre preferências dos clientes, tendências de mercado e demanda por produtos ou serviços. 

Essas empresas utilizam a análise via relatórios para identificar os principais impulsionadores de vendas, alinhar estratégias de vendas com metas de negócios e promover um melhor entendimento dos clientes. 

Isso demonstra que o uso efetivo dos relatórios de vendas como ferramentas de análise de dados pode ter um impacto significativo nos resultados comerciais.

Esse é apenas alguns pontos que ressaltam a importância dos relatórios de vendas como fontes valiosas de informações para orientar estratégias de vendas, melhorar o desempenho das equipes e impulsionar o crescimento dos negócios. 

Neste texto, exploraremos mais o assunto, exemplificando e apresentando dicas que te ajudarão a desenvolver um excelente relatório de vendas.

Veja a seguir: 

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Por que fazer relatório de vendas é importante?

O relatório de vendas é um documento que apresenta informações detalhadas sobre as venda, vendedores e ações que envolvem o time de vendas em um determinado período. 

Ele pode incluir dados sobre o desempenho de vendas, o volume de vendas, os clientes mais rentáveis, os resultados daquele período e outras métricas importantes para avaliar o sucesso das atividades de vendas da empresa.

São os relatórios que conseguem apresentar para os vendedores e gestores cenários mais realistas sobre a situação das vendas e do setor. 

Pensando no lado do gestor, o relatório funciona como uma ferramenta que ajuda a gerenciar o time, orientar, demandar e acompanhar os resultados, deixando os líderes atualizados em tempo real sobre o andamento da equipe. 

Mas não só, com as informações contidas no documento, o gestor consegue focar em tarefas que demandam de sua atenção, já que a qualquer sinal de crise ele pode identificar facilmente através de seus relatórios que está destoando do usual. 

Esse é um grande ganho para a operação no geral, tendo em vista que, segundo uma pesquisa da Braveheart, em um cenário ideal apenas 5% do tempo do gestor deve ser voltado para soluções de crises. 

Outro ponto que também deve ser destacado é que os relatórios possibilitam que as previsões — o famoso forecast de vendas — sejam mais precisas, o que não impacta apenas ao nível gerencial, mas também o operacional.

Quando a equipe sabe o que esperar, ela se prepara melhor para as demandas semanais, quinzenais ou mensais. Mas não só, a partir do relatório e das previsões, os vendedores compreendem os impactos dos seus esforços e conseguem ajustar suas abordagens, técnicas e ações para desempenhar melhor suas funções. 

Empresas que trabalham com previsões de vendas certeiras, tendem a crescer anualmente 10% a mais do que as concorrentes e são referências no mercado.

Ainda falando sobre as vantagens e benefícios, é importante pontuar que os relatórios ajudam o time de vendas a definir e atingir metas de maneira mais assertiva.

Leia também: Guia para desenvolver metas de vendas

Um artigo intitulado “Estabelecendo metas de vendas melhores com análise” publicado na Harvard Business Review em 2019 pontuou que a análise de dados — como relatórios de vendas — podem fornecer visões sobre os fatores que impulsionam ou prejudicam o desempenho de vendas. 

Ao identificar esses pontos, as empresas podem ajustar suas estratégias e investir em áreas específicas que podem gerar melhores resultados. 

Por exemplo, um relatório de vendas pode revelar quais os produtos estão tendo uma maior aceitação ou lucrando mais naquele período. Essas informações podem ser usadas para otimizar o planejamento de vendas e aumentar as chances de sucesso.

Em resumo, a análise de dados desempenha um papel fundamental na definição de metas de vendas mais eficazes. Ela fornece percepções valiosas sobre o desempenho passado e as tendências futuras, permitindo que as empresas estabeleçam metas realistas e desafiadoras. 

Ao entender isso, as empresas podem ajustar suas estratégias e focar em áreas com maior potencial de crescimento.

O que deve ser incluído no relatório de venda?

Como vimos no tópico anterior, o relatório de vendas é um documento muito importante, e embora não se enquadre como uma análise super detalhada do setor, ele é uma ferramenta muito utilizada para regular as demandas.

Um relatório só é efetivo quando os dados analisados são determinados com base nas necessidades e rotina do time. 

Tendo em vista que cada setor de vendas trabalha de uma maneira diferente, é comum que a lista de dados analisados em um relatório também seja diferente. 

Não existe uma fórmula para criar um relatório de vendas perfeito, e como veremos mais para frente, a estruturação de um está muito mais ligado as métricas e dados dos objetivos, do que qualquer outra coisa.

Portanto, listamos alguns tópicos que podem ser inseridos em seus relatórios e analisados. Confira! 

Número de lead

O número de leads é um indicador essencial no relatório de vendas, pois é um indicador que representa o potencial de crescimento e a eficácia das estratégias de geração de leads da empresa. 

Leia também: Como gerar mais leads de vendas?

Acompanhar esse dado permite avaliar a qualidade e a quantidade de clientes em potencial que estão sendo atraídos e ajuda a identificar oportunidades de expansão.

É interessante que não seja apenas incluído o número de leads gerados, mas também os qualificados e perdidos, pois dessa forma é possível medir com mais exatidão os resultados, conforme o contato avança no funil de vendas. 

Taxa de conversão

A taxa de conversão é outro indicador relevante para um relatório de vendas, visto que ela indica a porcentagem de leads que se tornaram clientes efetivos ou que avançaram para a próxima fase.

Uma taxa de conversão saudável é um sinal de que as equipes de vendas estão executando suas atividades eficazmente e que os esforços de marketing estão atraindo leads qualificados.

Quantidade de negócios fechados

O número de negócios fechados é um dado que está diretamente ligado ao desempenho geral de vendas. Ele reflete a capacidade da equipe de converter leads em clientes pagantes. 

Acompanhar essa métrica ajuda a identificar tendências e avaliar o impacto das estratégias de vendas, por exemplo, se a empresa trabalha com relatórios semanais, esse pode ser um indicador interessante para olhar em relação à meta mensal. 

Primeira ligação

O tempo para a primeira ligação é um fator crítico na conquista de clientes.

Em algumas equipes de vendas, o time é dividido em SDR, closers e vendedores e essa etapa fica mais ligada aos profissionais de qualificação, mas é interessante ter esse dado no relatório para verificar como essa abordagem inicial impacta ou não na aceitação de reuniões e até na compra do produto. 

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Quanto mais rápido uma empresa responde a uma consulta ou solicitação de um cliente em potencial, maiores são as chances de fechar negócio.

Acompanhar esse tempo permite identificar oportunidades de melhoria  e otimização do processo de vendas.

Receita por vendedor

A receita por vendedor é um indicador para avaliar o desempenho individual dos membros da equipe de vendas. 

Ela permite identificar os vendedores que mais vendem e estabelecer metas realistas para toda a equipe. 

Para o gestor, é uma maneira de se manter atualizado sobre como seu time está se saindo, e quais colaboradores precisam de mais suporte naquele momento para se desenvolverem e alcançarem os resultados esperados.

Acompanhar essa métrica ajuda a gerenciar o desempenho da equipe, e o vendedor também pode se guiar por esse dado. 

MRR (Receita Recorrente Mensal)

O MRR é um dado importante para negócios baseados em assinaturas ou receitas recorrentes. Ele mede a receita gerada pelos clientes em um período mensal. Acompanhar o MRR permite avaliar o crescimento sustentável do negócio e das vendas. 

Histórico de vendas 

O histórico de vendas em um relatório de vendas é uma representação dos registros e informações sobre as vendas realizadas por uma empresa ou equipe ao longo do tempo. 

Esse relatório pode incluir dados como o número total de vendas, receita gerada, produtos ou serviços vendidos, datas das vendas, informações dos clientes e outros detalhes relevantes. 

O objetivo principal do histórico de vendas é fornecer uma visão geral de vendas passadas, permitindo análises, identificação de tendências e avaliação do progresso.

Ciclo de vendas

O ciclo de vendas é o tempo médio necessário para concluir uma venda, desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento do negócio. 

Acompanhar essa métrica permite identificar gargalos no processo de vendas e otimizar o tempo necessário para converter leads em clientes.

Itens por venda

A análise da quantidade de itens para venda é fundamental para compreender o comportamento do cliente e identificar oportunidades de aumento do ticket médio. 

Incluir essa métrica permite avaliar a eficácia das estratégias de vendas adicionais, como upselling e cross-selling, além de indicar a demanda por produtos complementares. 

Um aumento nos itens por venda pode significar um aumento na receita e na lucratividade.

Volume de vendas

O volume de vendas é um indicador direto do desempenho geral do negócio. Acompanhar essa métrica ajuda a identificar tendências de crescimento e avaliar o impacto de campanhas promocionais ou mudanças nas estratégias de vendas. 

Esse dado também é importante para o planejamento de produção, gerenciamento de estoque e projeções de receita.

Informações sobre os vendedores

 A inclusão de informações sobre os vendedores no relatório de vendas permite avaliar o desempenho individual de cada membro da equipe, como quantidade de ligações feitas, atividades realizadas por semana e até envios de e-mail.

Isso possibilita identificar os vendedores mais eficientes, identificar áreas de melhoria e fornecer feedback personalizado. 

Além disso, acompanhar as informações dos vendedores é crucial para o desenvolvimento de programas de incentivo e treinamentos específicos.

Dados dos produtos vendidos

Os dados dos produtos vendidos fornecem informações valiosas sobre o desempenho de cada item comercializado. Isso inclui dados como quantidade vendida, margem de lucro, sazonalidade e popularidade. 

Esses dados auxiliam na tomada de decisões relacionadas ao mix de produtos, ajuste de preços, campanhas de marketing e estratégias de estoque.

Estoque

Quando se vende produtos físicos, a gestão do estoque é essencial para o sucesso das vendas. Acompanhar o nível de estoque no relatório de vendas permite identificar demandas insatisfeitas, evitando perdas por falta de produtos ou excesso de estoque. 

Além disso, ter dados atualizados do estoque auxilia na previsão de demanda, na definição de metas de vendas e na identificação de produtos de maior rotatividade.

 O controle eficiente do estoque também contribui para a satisfação do cliente, garantindo a disponibilidade de produtos quando solicitados.

Como analisar um relatório de vendas?

A análise de um relatório de vendas envolve a revisão minuciosa dos dados e métricas para obter dados sobre o desempenho, identificar possíveis problemas e mais. 

Pode parecer confuso, certo? Portanto ao analisar um relatório de vendas, é importante seguir alguns passos para obter insights valiosos:

1. Determine um período de análise

 Um relatório de vendas pode ser analisado em diferentes períodos, como mensalmente, quinzenalmente ou semanalmente. A escolha do período depende das necessidades e objetivos da empresa. 

Analisar as vendas em intervalos regulares permite identificar tendências e padrões ao longo do tempo, facilitando a compreensão do desempenho da equipe de vendas.

2. Escolha e acompanhe os indicadores de desempenho

Ao avaliar um relatório de vendas, é importante observar quais os indicadores são relevantes para acompanhar suas vendas. 

Por exemplo, você pode analisar o valor total de vendas para o período em questão e verificar se houve algum aumento ou queda em comparação com períodos anteriores.

Outro ponto muito comum em relatórios de vendas é o o número de unidades vendidas, o ticket médio e a taxa de conversão, visto que essas métricas fornecem uma visão geral do desempenho das vendas.

A escolha é muito pessoal para cada equipe de vendas, uma vez que existem necessidades diferentes. 

3. Execute análises comparativas

Além de analisar os números e informações, é interessante realizar comparações para avaliar o desempenho atual em relação a períodos anteriores ou metas estabelecidas.

Uma maneira de fazer isso é tentando identificar tendências e padrões.

Analise os dados ao longo do tempo para detectar qualquer crescimento consistente ou flutuações sazonais,  e identifique os produtos ou serviços mais vendidos e aqueles com desempenho inferior. Isso pode ajudar a identificar oportunidades de melhorias ou mudanças na estratégia de vendas.

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Por exemplo, comparar as vendas deste mês com o mesmo período do ano anterior ou com a meta estabelecida para o trimestre.

Essa análise comparativa oferece uma perspectiva mais ampla e ajuda a identificar se a empresa está progredindo em direção aos seus objetivos

Isso fornecerá uma visão clara de como o desempenho atual se compara aos objetivos e ao histórico, pois te ajuda a identificar quais áreas estão abaixo das expectativas e quais estão apresentando bom desempenho.

4. Conte com a ajuda de tecnologia para vendas 

 A utilização de um Customer Relationship Management (CRM) com um dashboard de vendas pode facilitar a análise de relatórios de vendas. 

Essas ferramentas permitem gerar relatórios em tempo real, visualizar dados de forma clara e interativa, criar gráficos e tabelas que ajudam na compreensão dos resultados. Além disso, um CRM possibilita o armazenamento e organização eficiente das informações de vendas, tornando a análise mais fácil e precisa.

Lembrando que a análise de um relatório de vendas deve ser personalizada conforme as necessidades e características específicas de cada negócio.

Como utilizar o relatório de vendas para melhorar seus resultados?

Como discutimos ao decorrer desse texto, o relatório de vendas é uma fonte de dados muito importante não só para o setor de vendas, mas também para a empresa num modo geral.

Dados e informações têm um grande impacto no negócio, tanto que um estudo conduzido pela McKinsey apontou que 53% das empresas que se consideram de alta performance fazem o uso de dados.

Esse mesmo artigo ainda ressalta que as empresas devem aproveitar as informações disponíveis para tomar decisões mais inteligentes e obter resultados melhores, já que ao utilizarem dados de vendas de maneira estratégica, as empresas podem identificar oportunidades de crescimento, entender as necessidades dos clientes, melhorar o desempenho da equipe de vendas e personalizar as estratégias de marketing. 

O artigo enfatiza que as empresas que investem em análise de dados e implementam uma cultura de uso inteligente de informações têm uma vantagem competitiva significativa no mercado.

Mas afinal, como usar os relatórios de vendas para melhorar seus resultados?

Aqui estão algumas sugestões que podem te ajudar:

  • Identifique padrões e tendências: analise o relatório para encontrar padrões e tendências de vendas ao longo do tempo. Isso permitirá planejar estratégias em conjunto com o time marketing, e se preparar para as demandas sazonais e evitar períodos de baixa demanda.

  • Destaque produtos ou serviços de alto desempenho: identifique os itens com um desempenho excepcional em vendas, comparando métricas como volume, margem de lucro e taxa de conversão.  Essa pode ser uma maneira de criar promoções personalizadas e promover seus produtos e serviços de forma mais assertiva. 

  • Realize previsões de vendas: a partir dos relatórios de vendas, você pode criar algumas previsões para os próximos dias, semanas ou meses. Essa é uma maneira de se manter um cenário mais realista e usar os recursos disponíveis da melhor maneira possível. 

  • Avalie o desempenho da equipe de vendas: use o relatório para avaliar individual e coletivamente sua equipe de vendas. A partir de relatórios a identificação de pontos fortes e áreas de melhoria se tornam mais claros, até mesmo para fornecer treinamentos específicos, incentivar melhorias e se comunicar mais abertamente com o time. 

  • Ajuste suas estratégias de marketing: em parceria com o time de marketing, vocês podem analisar integralmente as fontes de tráfego e vendas, como anúncios online, mídias sociais e e-mail marketing e concentrar recursos nos canais que geram mais vendas e ajuste suas estratégias com base no desempenho de campanhas específicas.

Dicas para criar um relatório de vendas eficaz

Você pode estar se perguntando como criar um relatório de vendas, certo?

Neste tópico discutiremos dicas importantes para criar um relatório de vendas eficaz, com foco na definição do objetivo, escolha das métricas principais e secundárias, e uso de cores e gráficos para facilitar a compreensão.

1. Defina o objetivo do relatório

Antes de começar a criar o relatório de vendas, é essencial definir claramente o objetivo que você espera alcançar com ele. 

Pergunte-se qual é a finalidade do relatório e quais informações você precisa comunicar. 

Por exemplo, o objetivo pode ser monitorar o desempenho das vendas em determinado período, identificar os produtos mais vendidos ou analisar o os resultados da equipes de venda, ou até mesmo tudo isso em um só relatório.

Definir o objetivo ajudará a direcionar a criação do relatório e a determinar as métricas mais relevantes.

2. Escolha as métricas principais e secundárias

As métricas são fundamentais para medir o desempenho das vendas e devem ser selecionadas com cuidado. 

Comece identificando as métricas principais, aquelas essenciais para atingir o objetivo do relatório. 

Por exemplo, se o objetivo é monitorar o desempenho das vendas em determinado período, métricas como receita total, número de unidades vendidas e taxa de conversão podem ser relevantes. 

Lembre-se de que as métricas devem ser claras, mensuráveis e relevantes para o objetivo do relatório, qualidade sempre será melhor do que quantidade.

3. Utilize cores e gráficos que ajudem na compreensão 

A apresentação visual dos dados é crucial para a compreensão do relatório de vendas. 

Use cores de forma estratégica para destacar informações importantes e criar uma hierarquia visual. 

Uma maneira de fazer isso é destacando números significativos em negrito ou utilizando cores diferentes para diferenciar categorias, vendedores ou produtos. 

Além disso, tente utilizar gráficos e tabelas para ilustrar os dados de concisamente.  Gráficos de barras, linhas e pizza são comumente usados em relatórios de vendas ao permitirem uma visualização rápida e intuitiva das informações. 

Certifique-se de que os gráficos sejam fáceis de entender e evite sobrecarregá-los com muitos detalhes ou informações desnecessárias.

Ferramentas para criar relatórios de vendas

Existem várias opções para criar relatórios de vendas, incluindo planilhas tradicionais e soluções mais avançadas.

No entanto, o sistema de CRM é a melhor e mais segura opção para essa tarefa.

Isso porque, o CRM permite centralizar todas as informações relevantes sobre clientes, oportunidades de vendas, histórico de interações e transações em um único sistema. Só isso já facilita o acesso aos dados necessários para criar relatórios assertivos.

Outro ponto é que os melhores sistemas de CRM, como o Moskit, se integram com outras ferramentas essenciais de vendas, e essa integração permite obter dados atualizados e precisos para criar relatórios de vendas mais completos.

Eles também são projetados para oferecer recursos avançados de geração de relatórios, permitindo criar relatórios personalizados com base em métricas específicas de vendas. É possível gerar relatórios sobre o desempenho das equipes de vendas, previsões de receita, produtividade, análise do funil de vendas e muito mais.

Sem contar que o CRM fornece informações em tempo real sobre as atividades de vendas por contarem com dashboards, permitindo acompanhar o progresso das vendas e fazer ajustes quando necessário. 

Embora o Excel e outras ferramentas possam ser úteis para relatórios de vendas básicos, eles podem ter limitações em termos de funcionalidade, escalabilidade e segurança. 

Dashboard do Moskit CRM 

Os dashboards de vendas personalizáveis do Moskit CRM são uma ferramenta poderosa para criar relatórios de vendas eficientes e sob medida. 

Com o Moskit, você pode personalizar e configurar facilmente seus próprios painéis de controle, proporcionando uma visão clara e abrangente do desempenho de vendas da sua equipe.

Os dashboards personalizáveis do Moskit CRM oferecem informações em tempo real, permitindo que você acompanhe o desempenho da equipe de vendas no momento exato. Isso facilita a identificação de tendências, lacunas e oportunidades de melhoria, permitindo a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.

Relatórios avançados do Moskit CRM 

Com os relatórios avançados, é possível ter uma visão detalhada e estruturada dos seus dados, permitindo uma análise mais profunda do seu funil de vendas. Isso inclui informações essenciais, como o tempo médio em cada fase e métricas individuais, como o ticket médio e a conversão por responsável.

Confira a lista com os 11 novos relatórios: 

Ticket médio do responsável: Visualize de forma geral como está ticket médio por responsável nos períodos da data de fechamento selecionada.

Tempo médio em cada fase: Visão geral do tempo médio que os negócios permaneceram em cada fase, exibidos a partir dos negócios fechados dentro do período selecionado.

Mais negócios fechados - Empresas: As empresas que mais compraram da sua marca, podendo visualizar de cada usuário ou de forma geral.

Mais negócios fechados - Contato: Os clientes que mais compraram da sua empresa, podendo visualizar de cada usuário ou de forma geral.

Conversão de ganhos por responsável: Visualize as conversões de ganhos no período selecionado, elas podem sofrer alterações conforme os negócios forem fechados.

Designados para o responsável: Negócios que foram designados para o responsável no período de designação selecionado.

Movimentação entre funis e fases: Visualize as movimentações no período selecionado, sempre que houver uma mudança de fase será somada ao relatório.

Movimentação de entrada na fase: Visualize a quantidade de negócios em cada fase e seu percentual, conforme o período definido. 

Status dos negócios criados: Visualize como estão os progressos dos negócios pelo status atual, exibidos a partir da data de criação do período selecionado.

Vendas por período - Produtos: Visualize como está curva de vendas de cada produto vendido na data de fechamento dos negócios.

Vendas por responsável - Produtos: Visualize quanto representa cada produto para os negócios fechados pelos usuários no período selecionado.

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