O atendimento ao cliente é fundamental para o crescimento de seus negócios.
Hoje em dia, com um consumidor cada vez mais exigente, o atendimento ao cliente tornou-se fundamental nas empresas, tendo o seu impacto na escolha do cliente em relação à decisão de compras, por exemplo.
Não acredita? Segundo pesquisa realizada pela Hibou com cerca de 2.600 pessoas em Outubro de 2020, apontou que pelo menos 94% dos participantes pautam suas decisões no bom atendimento. De acordo com 96% deles, um bom atendimento é expresso pela necessidade de ser ouvido, isto é, para eles, ser escutado é a parte fundamental de um atendimento de qualidade.
Mas, não para por aí.
Nesse mesmo estudo, os participantes ainda expressaram receio em fazer negócios com empresas que recebem grandes taxas de reclamações em órgãos como o Procon e empresas como o Reclame Aqui. Para 61% deles, a análise desses canais é decisiva para prosseguir com o negócio.
Outra pesquisa da Opinium, realizada em 2021, apontou que 76% dos brasileiros já deixaram de fazer negócios por falta de atendimento adequado, isto é, 3 a cada 4 brasileiros já tiveram problemas com comunicação e deixaram de fazer negócios.
Grande parte do problema do atendimento ao cliente está ligado a fatores internos. A Movidesk realizou um estudo em Julho de 2022, entrevistando mais de 500 prestadores de serviços ao cliente, para 48% deles as falhas estão diretamente relacionadas a gestão dos processos internos.
Outro dado relevante, e que mostra um dos motivos de ocorrerem tantas falhas em atendimentos, é que pelo menos 47% dos entrevistados contaram que não verificam ou acompanham métricas de atendimento, o que pode causar a falta de gestão de demandas e atendimento.
Com o atendimento ao cliente cada dia mais se tornando um fator decisivo para novos negócios, é fundamental estruturar uma boa estratégia de atendimento aos usuários, sendo de extrema importância conhecer os aspectos que cercam esse tópico.
Aprofunde-se mais no assunto atendimento ao cliente, conheça quais seus benefícios, quais qualidades compõem um profissional de atendimento ao cliente e como construir um em sua empresa com o conteúdo que preparamos exclusivamente para leitores do nosso blog.
Veja a seguir:
- O que é atendimento ao cliente?
- A importância do bom atendimento ao cliente
- Erros e acertos do atendimento ao cliente
- Quais as habilidades necessárias para prestar um bom atendimento?
- Como fazer um bom atendimento? 9 dicas estratégicas
- A importância de um bom suporte
O que é atendimento ao cliente?
O atendimento ao cliente é uma prestação de serviços realizada pela empresa durante a pré-venda, venda e pós-venda, visando dar suporte ao consumidor, orientá-lo sobre suas demandas, auxiliá-lo com soluções de suas solicitações e manter um bom relacionamento, para fidelizar esse cliente e fazer com seja criado uma relação duradoura.
É o atendimento ao cliente que guiará toda a jornada do cliente, uma vez que a base da comunicação é o atendimento que a empresa presta a ele.
A importância do bom atendimento ao cliente
O bom atendimento para o cliente é a base de qualquer organização de sucesso. É uma parte do processo que complementa todos os outros aspectos do alcance do cliente, incluindo atividades promocionais e de marca.
No entanto, não é somente nisso que o atendimento ao cliente impacta.
Separamos alguns tópicos.
Antecipa as necessidades dos clientes
Conforme o fluxo de atendimento ao cliente vai aumentando, é possível começar a identificar alguns comportamentos e solicitações em comum. Isso acontece porque seus clientes, apesar de diferentes, possuem dúvidas e dores semelhantes.
Um bom atendimento do cliente consegue antecipar algumas das necessidades deles, podendo implementar um processo mais completo e direcionado para essas dores, ou até mesmo fornecer um suporte automatizado em pontos que o processo não consegue chegar, mas que a empresa entende que o consumidor precisa ser atendido. Antecipar essas necessidades ajuda a manter os interesses do cliente como prioridade na hora de tomar decisões e planejar.
Aumenta o conhecimento sobre o cliente
Quanto mais atendimentos são realizados, maiores são os relatos e informações extraídas sobre os clientes.
Ter um amplo conhecimento sobre o cliente ajuda não só o setor de atendimento a antecipar as necessidades deles (como mencionamos no tópico anterior), conhecer o seu cliente profundamente é importante para desenvolver estratégias de vendas, ações de marketing e pós-venda, podendo assim gerar uma fidelização.
Conhecer o seu cliente também é fundamental para conseguir se relacionar com ele. Afinal, o relacionamento é a base de um negócio de sucesso. Assim, atender e se comunicar bem com ele, são chaves para o sucesso de qualquer venda.
Fideliza o cliente
O bom atendimento não ajuda apenas a resolver problemas pontuais.
O cliente bem atendido se sente confortável em expressar seus medos, já que ele confia que a empresa fornecerá a solução certa para ele. Mas, não é só isso.
Um bom atendimento, isto é, um que está pautado na empatia com o cliente, é certamente um ponto de atração para ele, visto que ele se sente seguro e acolhido.
Assista também esse video sobre retenção de clientes:
A verdade é que atender bem o cliente, embora seja crucial, ainda é raro, já que muitas empresas não conseguem ter o suporte necessário para prestar um bom atendimento, prejudicando estratégias de fidelização e até mesmo altera a confiança que eles têm na empresa.
Portanto, ao conseguir entregar para o cliente uma boa qualidade no atendimento, as chances dele ser fidelizado aumentam, além de indicar o serviço para outras pessoas.
Fortalece o relacionamento com o cliente
O fortalecimento do relacionamento com o cliente é provavelmente a parte mais importante do atendimento ao cliente.
Toda relação, seja ela comercial, profissional ou pessoal, precisa de uma comunicação clara e objetiva, e o atendimento é um mecanismo que as empresas podem utilizar para isso.
Embora, usualmente, seja o cliente que vai atrás de atendimento, ele está presente em todo o processo de vendas, e pode ser utilizado como uma estratégia.
Você também pode se interessar:
Para que isso aconteça e o relacionamento se fortaleça deve se manter um registro de todas as interações com os clientes, por exemplo, em um CRM.
Redução de problemas
Um atendimento eficiente é fundamental para evitar ou resolver problemas dos clientes de forma rápida e eficaz.
Quando os clientes enfrentam dificuldades ou questões relacionadas aos produtos ou serviços, um suporte atencioso e proativo pode acalmar as situações, evitando que os problemas se agravem.
Sem contar que ao demonstrar uma abordagem profissional e solucionadora de problemas, a empresa transmite uma imagem de confiança e comprometimento, o que é vital para manter a fidelidade do cliente.
Aumento de vendas
A satisfação do cliente é diretamente relacionada ao aumento das vendas.
Clientes que recebem um atendimento positivo e atencioso são mais propensos a retornar à empresa para novas compras e serviços adicionais.
Os clientes satisfeitos são propensos a gastar mais com a empresa, seja adquirindo produtos adicionais, optando por serviços premium ou fazendo compras em maior quantidade. Esse aumento do valor médio de compra por cliente é benéfico para o crescimento dos negócios.
Vantagem competitiva
Em um mercado competitivo, o atendimento ao cliente pode ser um fator determinante para que uma empresa se destaque dos seus concorrentes.
Com produtos e serviços muitas vezes semelhantes entre diferentes empresas, é o nível de atendimento ao cliente que faz a diferença.
Se uma empresa consegue oferecer um suporte mais eficiente, uma comunicação mais personalizada e soluções mais rápidas para os problemas dos clientes, ela se torna uma escolha mais atrativa para os consumidores em relação aos concorrentes.
Erros e acertos do atendimento ao cliente
Embora se fale muito sobre atendimento ao cliente, é comum que ainda existam alguns erros frequentes nessa abordagem, esses que, uma vez identificados, devem ser evitados.
Trouxemos alguns erros que impactam negativamente o atendimento ao cliente, e acertos para que você consiga implementar em sua estratégia.
Erros do atendimento ao cliente
Conheça os principais erros do atendimento ao cliente:
Demora na solução de uma dúvida/problema
Quando o consumidor entra em contato para solicitar atendimento, sua expectativa é que sua pergunta ou dúvida sejam atendidas o mais rápido possível.
Muitas empresas já estão se atentando a essa necessidade, no entanto, existem outras que pecam nessa etapa e acabam deixando seus clientes insatisfeitos com o tempo de resposta para uma dúvida ou problema.
O cliente quando entra em contato espera agilidade no atendimento, portanto, fazer com que ele espere por um tempo maior do que o necessário, é um dos erros mais fatais do atendimento ao cliente.
Pouco interesse ou conhecimento do atendente sobre o caso do cliente
É comum que como atendentes, nem sempre a dor do que cliente seja algo que você pode se relacionar, talvez por não estar na mesma realidade que ele, ou até mesmo, por não ser nada que afeta da mesma maneira que afeta o consumidor.
Veja também:
Só que, mesmo que esse seja o caso, isso não é motivo para tratar a solicitação dele com pouco interesse.
O cliente sente quando sua solicitação está sendo tratada com pouco caso, e isso impacta não só no atendimento, mas também na reputação da empresa.
Outro ponto que também causa esse estranhamento é a falta de conhecimento dos atendentes sobre o caso dos clientes.
Muitas empresas, na pressa de se adequar ao mercado e mostrar para seus clientes e concorrentes que possui serviço de atendimento ao cliente, não se atenta em ministrar treinamentos e adequar seus colaboradores para as demandas do mercado.
Transferir para outros setores
A transferência é uma das coisas que mais irrita o consumidor durante o atendimento.
Embora, algumas vezes, pode até acontecer de o consumidor estar realmente fazendo solicitações pelo canal errado, na maioria das vezes ele chegou até o atendente após se orientar.
Quando o consumidor chega solicitando o contato, antes de pensar em transferir, escute o que ele tem a falar, talvez ele precise de uma orientação e a solicitação dele seja algo que você consiga ajudar.
Nunca retornar com a solução
Esse é, sem dúvidas, o maior erro do atendimento ao cliente.
Mesmo que os outros erros listados previamente sejam desconfortáveis e causem estresse no cliente, isso é considerado gravíssimo.
Não atender a solicitação e apresentar uma solução válida para ele, é como se você sinalizasse que não se importa com ele.
Acertos do atendimento ao cliente
Conheça os principais acertos do atendimento ao cliente:
Ser transparente com o cliente
A transparência é essencial para um atendimento ao cliente de qualidade.
Todo o processo deve ser muito transparente, falando com sinceridade, e sem volta, quais são os passos que o cliente deve tomar, quais as possíveis consequências e como a empresa pode ajudá-lo.
Outro ponto é ser honesto com ele.
Nem sempre sabemos tudo, e não existe problema algum em sinalizar isso. Seja transparente e fale que mesmo que isso não seja algo que você tem conhecimento, que irá pesquisar e voltar com uma resposta para o problema dele.
A transparência de dados também é essencial, sempre que achar necessário indique para ele o motivo de estar solicitando algumas informações e como elas ajudam no atendimento.
Ser empático e paciente
Citamos no tópico de erros que pode ser que o cliente esteja em uma realidade, ou tenha experiências, que não fazem sentido para ele.
No entanto, é imprescindível ter empatia e paciência para entender sobre as dificuldades que os clientes podem estar enfrentando.
O atendimento empático consegue chegar na raiz do problema e solucionar as dores do cliente, deixando o consumidor satisfeito e melhorando a reputação da empresa.
Indicar o próximo passo
O cliente quando entra em contato espera que o atendente consiga indicar para ele os próximos passos.
Um bom atendimento consegue mostrar para o consumidor os caminhos que ele deve tomar, isto é, passos que vão levar ele mais perto de chegar na solução.
Ser o mais didático possível
Às vezes, por trabalhar diariamente, atendendo o cliente, as solicitações que eles apresentam podem parecer fácil para você. No entanto, o seu consumidor não sabe o que fazer.
É importante que, ao se dirigir ao cliente, você seja o mais didático possível, apresentando a solução de forma que ele entenda. Vale até fazer uma recapitulação no final, para não restarem dúvidas.
Quais as habilidades necessárias para prestar um bom atendimento?
Além da excelente experiência do produto e das habilidades de atendimento ao cliente, existem outros elementos importantes do atendimento ao cliente.
Separamos algumas qualidades e habilidades necessárias para prestar um bom atendimento ao cliente.
1. Empatia
Bons atendentes valorizam as conexões humanas, portanto eles também devem demonstrar preocupação com os clientes com os quais estão interagindo. Eles devem conseguir manter a empatia, não importa a situação, entendendo que os clientes são pessoas comuns que fazem malabarismos com as responsabilidades cotidianas.
Por ter uma mentalidade de pessoas em primeiro lugar, os representantes de atendimento ao cliente serão mais pacientes ao lidar com clientes difíceis, incluindo clientes nervosos ou com poucas habilidades de comunicação.
Assista também:
2. Saber escutar
Escutar seu cliente é prestar muita atenção para realmente entender e abordar melhor suas preocupações.
Os colaboradores devem conseguir coletar informações relevantes na conversa que ajudarão a resolver a dúvida ou preocupação do cliente. Pedir ao cliente para sempre repetir o que acabou de dizer o deixará mais frustrado.
Além disso, os analistas de suporte também precisam de habilidades de escuta para absorver todo o conhecimento que podem obter durante o treinamento e a integração.
Quanto mais informações eles obtiverem, mais eficazes estarão na linha de frente.
3. Habilidade de solucionar problemas
Um dia típico para um profissional de atendimento ao cliente envolve muita resolução de problemas.
Profissionais com bom conhecimento do produto e habilidades de resolução de problemas devem ter confiança para atender às consultas dos clientes eficazmente e adequadamente ao longo do dia.
4. Flexibilidade
Nem tudo sai conforme o planejado. Mais cedo ou mais tarde, os analistas receberão um ticket de atendimento para o qual não estão preparados.
No entanto, os mais flexíveis conseguem lidar bem com isso. Não há vergonha nenhuma em não saber, mas o cliente valorizará aquela pessoa que foi atrás do seu problema e conseguiu resolvê-lo ou, pelo menos, tentou.
5. Habilidades organizacionais
Profissionais de atendimento com boas habilidades organizacionais têm uma sólida compreensão dos processos de atendimento ao cliente da empresa. Eles sabem exatamente o que efetuar quando recebem um ticket e cada passo depois dele. Portanto, eles não se confundem facilmente e dobram sob pressão.
Como fazer um bom atendimento? 9 dicas estratégicas
Agora que já entendemos o que é atendimento ao cliente, as vantagens, a importância e algumas qualidades essenciais para ele, entenderemos como efetuar um bom atendimento.
Pesquisamos as técnicas e estratégias mais utilizadas do mercado e trouxemos 9 dicas que vão te ajudar a alavancar seu atendimento ao cliente. Confiram:
1. Tenha vários canais de atendimento
O perfil do cliente está mudando e hoje em dia, eles buscam cada dia mais empresas extremamente acessíveis, isto é, com uma variedade de canais para atendê-los.
Ter uma comunicação multicanal e omnichannel te permite atender os mais diversos tipos de consumidores.
Entretanto, essa não é a única vantagem. A base do atendimento ao cliente é a comunicação, logo, ao disponibilizar uma variedade de opção para os seus consumidores se comunicarem com você, indiretamente, é sinalizado que esse contato é fácil e que a empresa preza pela qualidade e bom relacionamento com seus clientes.
2. Crie um documento com respostas rápidas
Como citamos anteriormente, conforme os atendimentos vão acontecendo, o responsável pelo atendimento consegue identificar alguns comportamentos convergentes em relação aos clientes.
Esses comportamentos e solicitações podem ser listados e, a partir deles, ser desenvolvido um documento com algumas respostas rápidas. Essa ação, além de ajudar na rapidez do atendimento, também contribui para a produtividade e manutenção da qualidade do serviço prestado.
É interessante também se basear no perfil do cliente e listar algumas dores que ele pode apresentar, e a partir delas criar algumas respostas.
A padronização do atendimento não deve ser vista com maus olhos, visto que nem sempre padronizar significa desumanizar. Portanto, esse documento, quando bem usado, pode fazer toda a diferença em um atendimento rápido e assertivo.
3. Faça pesquisas de feedback
O feedback do cliente impacta diretamente nas suas vendas.
Pedindo feedback do cliente, a empresa consegue alinhar expectativas, resolver pontas soltas e melhorar aspectos que prejudicam o relacionamento com os clientes, mas também interfere na maneira como eles veem a solução.
O feedback ajuda a fidelizar, o que pode ser excelente, já que a fidelização impacta na reputação, e pode trazer novos consumidores através do relato dos clientes que já estão fidelizados e na base.
Um cliente fidelizado tende a indicar os produtos e serviços da empresa, visto que ele confia plenamente que aquilo ajudará seu círculo pessoal.
Essa é uma vantagem que está intimamente ligada ao relacionamento e fidelização, dado que ao mostrar que as ideias que os consumidores levantaram são relevantes, eles se sentem apreciados, e entendem que estão lidando com uma empresa aberta a críticas e diálogo.
4. Tenha atendimento especial para casos complexos
Cada cliente difere, mesmo que eles apresentem as mesmas dores e problemas, o atendimento não será o mesmo.
Em alguns casos, é possível que existam alguns clientes mais complexos do que os outros, por isso o atendimento personalizado faz toda a diferença.
O atendimento personalizado consegue fazer com que o cliente se sinta realmente valorizado, já que ele vê o interesse genuíno do responsável pelo seu ticket em ajudá-lo com a sua solicitação.
Em casos complexos, isso ajuda a acalmar o cliente, que pode apresentar nervosismo ou irritação, e também a analisar corretamente a situação, não deixando que fatores alterem a confiança que o cliente tem, muito menos a autoconfiança do responsável.
5. Envolva outras áreas no atendimento
Algumas empresas deixam a área do atendimento isolada, o que pode ser extremamente prejudicial.
Cada setor tem muito a contribuir com o atendimento, já que tudo acaba passando por eles, seja uma ação de marketing, ou uma estratégia de pós-vendas, tudo reflete no atendimento e relacionamento com os clientes.
Portanto, promover trocas entre as áreas possibilita que os profissionais de atendimento ganhem mais conhecimento a respeito de ações e estratégias, podendo desempenhar melhor a sua função e responder corretamente aos questionamentos do cliente. As outras áreas ganham conhecimento em relação ao cliente, o que faz com que tudo seja pensado para melhor a experiência dele.
6. Promova um atendimento ágil
O tempo de resposta é muito importante em um atendimento ao cliente.
A rapidez com que um cliente obtém uma resposta à sua pergunta, ou solicitação, faz toda a diferença, claro que isso não significa que o problema está resolvido, mas é o primeiro sinal de vida que ele recebe por parte da empresa.
Só que, geralmente, apenas a resposta não é o suficiente, já que a velocidade do atendimento é baseada em vários fatores, como:
- O canal de atendimento: alguns canais de contato são mais rápidos que outros. Um e-mail, por exemplo, é lento. Pode levar mais de um dia para obter uma resposta. Alguns clientes usam o telefone porque querem ser atendidos imediatamente, no entanto, o chat e o WhatsApp são, usualmente, os canais de contato favoritos, já que são mais rápidos.
- As habilidades dos colaboradores: quanto mais experiente for os seus atendentes, menos perguntas eles terão que fazer para resolver o problema.
- Facilidade em lidar com problemas: um dos aspectos que caracteriza o atendimento ao cliente é a intensidade da variabilidade causada pelo cliente. Em outras palavras, sempre haverá situações inesperadas, um funcionário com a habilidade de lidar com problemas poderá decidir e avaliar por si mesmo, isso reduzirá bastante seu tempo de atendimento.
7. Analise indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho do atendimento são vistos como um bicho de sete cabeças para muitos colaboradores. No entanto, eles podem ser aliados importantes no desenvolvimento de um atendimento ao cliente de qualidade.
Métricas como tempo de resposta, resolução do ticket, avaliação de desempenho e feedbacks que os clientes passam, conseguem orientar o gestor, por exemplo, a como ajudar suas equipes a prestarem um atendimento melhor.
Ter esses dados também é importante para identificar alguns pontos no atendimento que podem ser melhorados, por exemplo, o tempo de resposta, que com algumas automatizações, pode ser otimizado, melhorando a satisfação do cliente.
8. Registre todas as interações
Os registros de interações são essenciais para todas as áreas da empresa.
Cada interação que o cliente realiza expressa uma nova gama de dados sobre ele, ajudando a conhecê-lo melhor e a atender suas solicitações com mais precisão, dado que o seu registro fica acessível para o responsável pelo atendimento.
Essa informação armazenada no CRM também serve como base para saber quem procurar, ou que procurar, quando uma situação específica acontece. Ter registro para se proteger de possíveis afirmações incorretas e ter estatísticas de quanto a empresa está perdendo por algum problema específico, também é importante.
9. Tenha um FAQ ou um canal de autoatendimento
FAQ, isto é, as perguntas frequentes perguntadas, é uma página que a empresa pode disponibilizar em seu site ou canais de atendimento.
Essa estratégia visa levantar respostas para dúvidas frequentes dos consumidores, para que eles então consigam resolver suas solicitações de forma autônoma, sem a ajuda direta dos colaboradores da empresa.
Um canal de autoatendimento também consegue cumprir com essa função, guiando o consumidor com os passos que ele deve seguir para resolver suas solicitações e terem suas dúvidas respondidas.
Esse tipo de atendimento ajuda a melhorar a qualidade do atendimento com o atendente, já que eliminará questões e dúvidas que podem ser encontradas e resolvidas sem a ajuda deles, os deixando mais livres para focar em problemas que demandam a atenção deles.
A importância de um bom suporte
Você pode ter as melhores ferramentas para atendimento, sistemas rápidos, um site tecnológico e uma gama de canais de atendimento. No entanto, nada disso, por si só, garante um bom atendimento ao cliente.
O atendimento ao cliente, para ser satisfatório, deve contar com uma equipe de suporte preparada e especializada, isto é, que consiga atender as demandas dos clientes.
Quando o cliente entra em contato solicitando atendimento, ele não quer nada robotizado, mas sim, sentir que do outro lado da tela do celular ou computador, existe uma pessoa realmente interessada em ajudá-lo.
É só a equipe de suporte que consegue passar a empatia necessária para que o cliente se sinta confortável em expor suas questões, sem medo de ser julgado, ou menosprezado.
Um bom suporte consegue fidelizar o cliente, melhorar a imagem da marca, aumentar a taxa de retenção, segmentar e personalizar o público de forma mais assertiva, melhorar os indicadores de retenção e até mesmo gerar novas oportunidades de vendas.
Mas, você pode estar se perguntando, como me certificar de que presto um bom atendimento?
Além das dicas e tópicos que abordamos ao longo deste artigo, você também pode utilizar alguns indicadores para medir a qualidade do seu atendimento e o grau de satisfação de seus clientes, como, por exemplo:
- NPS e CSAT;
- Tempo de resposta;
- Taxa de satisfação;
- Taxa de tickets atendidos/solucionados no mesmo dia;
- Avaliação dos clientes;
- Feedbacks.
Você merece o melhor CRM com o melhor atendimento
Se você está cansado de buscar por uma ferramenta de CRM que, além de entregar funcionalidades que fazem sentido para seu negócio, está disposta a te atender e ajudar a alcançar o potencial, temos uma boa notícia para você.
Nós do Moskit CRM, prezamos o atendimento ao cliente, colocando sempre em primeiro lugar a satisfação deles, por isso ficamos sempre atentos aos indicadores de nosso suporte.
Mensalmente, analisamos 3 desses indicadores para entender como nossa equipe de Suporte está se saindo e os clientes estão se sentindo em relação ao serviço prestado.
Quais seriam esses indicadores?
Trouxemos um exemplo de Agosto de 2022 para vocês:
- Tempo de primeira resposta: 5m43s
- Taxa de satisfação (deste mês): 99,3%
- Atendimentos resolvidos no mesmo dia: 84,5%
Tendo esses dados, conseguimos melhorar e aprimorar nosso desempenho.
Os feedbacks, são outros pontos que olhamos com muita atenção, pois entendemos que a opinião do cliente faz toda diferença para a construção de um atendimento que prioriza as necessidades dele e atende suas dores.
Ainda não está convencido de que o Moskit CRM é a sua melhor opção? Então veja o que alguns dos nossos clientes tem para falar sobre o Moskit:
Outro ponto, é que não deve ser ignorado, é que o CRM também ajuda no seu atendimento ao cliente, mostrando como seus clientes se comportam e registrando informações e dados valiosos para que toda a equipe comercial o consiga atender da melhor maneira possível, melhorando o relacionamento com ele e fechando mais negócios.
Que tal realizar um teste grátis e testar todo o potencial que só o Moskit consegue oferecer?