Um bom e-mail pode garantir uma nova gama de oportunidades para o vendedor.
Empresas que trabalham com modelos de e-mail, por exemplo, ganham mais tempo para executar suas atividades, sem que a qualidade seja afetada.
É de responsabilidade da empresa prestar um atendimento de qualidade para seus clientes, assim como prover o acompanhamento necessário para que eles percorram todas as etapas do funil até chegarem ao fechamento.
Uma das formas de estar sempre presente e não perder o timing da venda é fazendo o contato certo, no momento certo. Além disso, com volume de lead que tende a aumentar dia após dia, é preciso tornar esses contatos práticos, sem perder a qualidade e pessoalidade daquele atendimento. É por isso que o envio de e-mail para negócios está se tornando uma rotina cada vez mais comum.
Porém, muitos gestores acabam se preocupando apenas com a performance das ligações de seus vendedores, sem se preocupar com a troca de e-mail entre vendedor e cliente.
Pensando nessa nova demanda do mercado, preparamos um conteúdo com 10 modelos de e-mails para enviar para os clientes em diversas ocasiões. Vamos conhecer cada um deles.
Nem todos e-mails enviados para os seus clientes são iguais.
Isso porque cada mensagem direcionada para o cliente tem um intuito diferente, seja ele informar sobre ações, fortalecer o relacionamento ou incentivar ele a fechar negócio.
É importante conhecer os tipos de e-mail existentes, para que você desenvolva bons modelos de e-mail e consiga atingir os seus objetivos.
Trouxemos alguns dos principais tipos de e-mail existentes. Confiram:
O e-mail transacional é composto por uma mensagem usada como feedback ou confirmação de ações realizadas pelos clientes.
Apesar do nome, as transações nem sempre se resumem apenas a compras ou fechamentos.
A assinatura de newsletter, preenchimento de um formulário, envio de um conteúdo ou cancelamentos de um serviço também se enquadram na categoria de e-mail transacional.
Veja um exemplo:
Este tipo de e-mail, portanto, não é usado para promover um bem ou serviço, mas sim para informar o usuário sobre as ações que ele executou.
Uma característica que faz com que ele se diferencie dos outros tipos de e-mail é que além de ser uma mensagem bem direta, que não utiliza gatilhos, ele pode conter informações direcionadas, possuindo uma alta individualização. Ao contrário dos demais, o e-mail transacional não é enviado em massa porque se refere a uma transação ou operação específica.
O e-mail relacional visa criar, manter ou reforçar uma relação com o usuário.
Usualmente, quando pensamos em e-mails relacionais, é comum pensar em uma newsletter ou e-mail para acompanhamento. No entanto, ele é um dos tipos de e-mail mais utilizados em vendas, pois consegue ajudar a melhorar o relacionamento com o cliente.
E-mails relacionais podem ser ferramentas para qualificar, nutrir e informar os seus clientes, de maneira com que um vínculo seja estabelecido.
Alguns exemplos de e-mail relacionais são:
O e-mail promocional têm o intuito de apresentar para os usuários promoções e ofertas.
Esse é um dos e-mails mais enviados pelas empresas, já que elas conseguem segmentar sua base de clientes e enviar e-mails em massas com mensagens promocionais, mas também com conteúdos que podem acabar revertendo em vendas, como o lançamento de e-book.
Dentre os tipos de e-mails promocionais, o e-mail marketing é o mais utilizado, já ele visa criar uma conexão, nutrir relacionamento, atrair leads e divulgar os serviços e produtos de uma determinada empresa
Antes de partirmos para os exemplos de modelos de e-mail, é importante reforçar a importância de utilizá-los dentro da sua empresa.
Provavelmente, a vantagem que mais se destaca dentre todas é o ganho de tempo.
Quando trabalhamos com templates prontos para e-mail, sempre os temos à disposição e não precisamos gastar tempo pensando em mensagens para os clientes e como sabemos que eles gostam de rapidez, a praticidade aumenta consideravelmente. E é aí que entra outro benefício.
Os modelos possibilitam que o vendedor responda rapidamente a perguntas repetitivas, aquelas que todos os clientes sempre acabam questionando. Uma resposta rápida pode impressionar seu cliente e incentivá-lo a continuar com as negociações.
Existem muitos preconceitos a respeito dos modelos prontos. Nem todos os veem como mecanismos que ajudam a agilizar tarefas e alcançar resultados em um tempo mais curto.
Parte dessa dificuldade em aceitar modelos prontos de dentro do setor comercial está na ideia que eles podem deixar tudo mais impessoal, com falta de toque humano. Mas, na verdade, quando bem utilizados, eles podem melhorar o atendimento ao cliente e passar uma proposta bem mais clara para o cliente.
Outro ponto relevante sobre os templates de e-mail é o fato de que eles ajudam a eliminar erros.
Em um modelo você, usualmente, deve preencher com os dados dos seus clientes e personalizar com uma informação ou outra, logo, ao ter um padrão já pré-estabelecido, as chances de erros são minimizadas.
Existem benefícios que às vezes não damos o devido valor, mas fazem toda a diferença em uma rotina corrida.
Vamos conhecer:
Se você costuma receber muitos e-mails de empresas e vendedores, provavelmente já se deparou com algum erro de digitação. Pode até parecer inofensivo, mas dependendo do erro e também do público, pode ser comprometedor.
Por isso, ao montar aquele template de e-mail, revise quantas vezes forem necessárias para ter certeza de que está tudo correto.
Com uma equipe com vários vendedores é comum acontecer a seguinte situação: você passa uma informação para um cliente e outro vendedor passa outra diferente.
Veja também: O que é atendimento ao cliente? Aprenda a como construir o seu!
Isso é prejudicial tanto para você quanto para a empresa.
Com os modelos de e-mail para vendas cadastrados, a padronização faz com que a empresa passe sempre a mesma mensagem, alterando apenas detalhes quando necessário.
Além disso, com o cadastro de nomes dos modelos de e-mail, fica fácil identificar qual mandar em cada etapa da venda.
Se você não precisa mais parar e pensar em como desenvolver um e-mail, você terá tempo para focar em outras atividades. Então, além de possibilitar a padronização das mensagens, ainda te ajuda a ter mais tempo, algo tão precioso para vendedores.
Na hora do atendimento, seu foco deve ser sempre oferecer o melhor para seu cliente. Por isso, se os e-mails forem escritos com pressa ou sem muita dedicação, provavelmente algo ficará faltando.
Além disso, o título do e-mail é algo que faz toda diferença na taxa de abertura, por isso, deixar para pensar em cima da hora pode ser frustrante e improdutivo.
Confiram alguns erros que podem prejudicar a sua estratégia de e-mails.
Cada mensagem que você envia ao cliente tem um objetivo diferente.
Nem todo cliente precisa receber mensagens promocionais. Sendo assim, é importante analisar a jornada do seu lead antes de enviar um e-mail.
Olhe para o seu CRM, ou dados do sistema, e tente entender em que etapa que esse lead se encontra e, a partir disso, se basear em qual ou quais e-mails podem ser enviados para ele.
Esse passo é fundamental para que a mensagem seja eficaz, caso contrário, se o lead não estiver qualificado para recebê-la, além de desperdiçar uma boa chance de avançar com o relacionamento, pode causar um prejuízo de investimento e uma perda de oportunidade de negócios.
O celular é o meio de comunicação mais utilizado no mundo. Sua praticidade e acessibilidade chamam a atenção dos usuários, ainda mais pela possibilidade de ser usado em deslocamento.
No entanto, muitas empresas, não se atentam a esse fato e, na hora de elaborar e-mails, não adaptam o design para o usuário mobile.
O cliente quer acima de tudo facilidade, portanto, se ao abrir a mensagem ele notar que existem barreiras até ele ter acesso ao conteúdo do e-mail, ele, sem dúvidas, perderá o interesse e além de ignorar o e-mail atual, todos os outros irão para o lixo ou spam.
Hoje em dia já existem diversas ferramentas que fazem essa adaptação de forma quase automática.
Os e-mails em massa são uma grande facilidade de atingir um número relevante de pessoas com uma única mensagem.
No entanto, ele só funcionará se as informações corretas estiverem vinculadas.
Com e-mails em massa, é possível utilizar algumas ferramentas para personalizar os dados conforme a base de dados dos seus clientes.
Mas, em modelos de e-mails, estes que são enviados individualmente, é interessante que o responsável revise as informações e anexe os dados.
Encher a caixa de e-mails do seu cliente não te garantirá vendas, muito menos uma mensagem a cada dois meses.
É preciso achar um meio-termo, um bom fluxo de cadência, no quesito frequência de envios de e-mail, e ela deve ser totalmente pautada no perfil do seu cliente.
Pode ser que o seu cliente goste de se comunicar mais, portanto, um fluxo maior será necessário, ou, talvez, se ele for mais distante, mensagens periódicas.
Em todas as estratégias, sejam elas quais forem, é crucial que se olhe para alguns indicadores, já que eles te ajudarão a ajustar e melhorar as ações.
A taxa de abertura, por exemplo, indica quantos receptores abriram o seu e-mail e quantos responderam.
Quando esses indicadores estão baixos, você consegue identificar alguns pontos que devem ser melhorados.
Construir um e-mail perfeito pode ser complicado, mas não é impossível.
Um bom e-mail precisa, sim, de um conteúdo de qualidade, mas o que ele se destaca e surtir os efeitos desejados é a maneira com que ele é construído.
A construção de um e-mail deve considerar o perfil do cliente, os conteúdos que serão anexados, o objetivo dele e como você quer que o leitor perceba a mensagem.
Embora existam vários tipos de e-mail, sejam eles e-mail marketing, email de vendas ou e-mail de pós-vendas, a construção deles passam pelas mesmas etapas.
Quais seriam elas?
Separamos para você algumas dicas com as principais etapas na construção de bons e-mails para seu cliente, confira:
O primeiro passo para construir um bom e-mail para seu cliente é criar um e-mail com domínio corporativo, ou profissional.
Se você visa ter credibilidade, essa é a melhor maneira de começar.
Os e-mails pessoais, além de soarem amadores, podem deixar o cliente com certa desconfiança e descredibilizar a mensagem.
Em tópicos anteriores, citamos a importância de definir uma estratégia de envios para seus clientes.
No entanto, é importante reforçar que essa etapa é essencial para que a sua estratégia de e-mails funcione.
Algo que você também deve se atentar é que existem algumas ações que não utilizam somente o e-mail. Aqui no blog temos um conteúdo a respeito do fluxo de cadência, vale a pena dar uma lida.
Leia mais em: Fluxo de cadência: 5 dicas para montar o ideal
Embora muitas pessoas não gostem, a verdade é que modelos de e-mail são umas das melhores maneiras de enviar mensagens qualificadas para os clientes.
Com o template de e-mail, você ganha tempo e evita que erros aconteçam, além de enviar um e-mail com as informações necessárias.
Embora o template seja um modelo já pré-desenvolvido, é sempre interessante definir alguns títulos criativos para seus e-mails.
Uma dica é utilizar rapports ou gatilhos. Dessa forma, o cliente terá uma tendência maior a abrir os e-mails.
Não faça do e-mail o único canal para contato com o cliente.
Hoje em dia os aplicativos de mensagens, por exemplo, conseguem entregar uma comunicação rápida e sem ruídos, e pode ser a melhor escolha em uma emergência.
Portanto, deixe algumas opções de contato para ele.
A abordagem é um dos primeiros passos que dá abertura para a negociação, e a forma como você falará com seu contato nesse momento é decisivo. Existem grandes chances de que seja a primeira vez que ele terá algum tipo de referência sua, por isso é importante ser objetivo e bem claro.
“Olá [nome do cliente],
Sou [seu nome], e trabalho no setor de vendas da [nome da empresa].
Nós [faça uma breve descrição da empresa e soluções que ela fornece]. Acredito que podemos te ajudar e por isso estou entrando em contato.
Qual seria a melhor hora para eu te fazer uma ligação?
Obrigado pela atenção,
[seu nome] [seu contato]”
"Oi [nome do cliente],
Sou [seu nome] da [nome da empresa] e estou tentando descobrir quem seria a melhor pessoa possível para discutir [problema que a solução que você oferece soluciona] em sua empresa.
Você se importaria de me indicar a pessoa certa e a melhor maneira de alcançá-la? E caso seja você, poderíamos agendar um dia para conversarmos?
Agradeço antecipadamente por sua ajuda.
Atenciosamente,
[seu nome] [seu contato]”
"Oi [nome do cliente],
Durante o almoço de ontem com [nome da pessoa] ele mencionou que você estava procurando por [descrever o que ele estava procurando] e acontece que minha empresa é especializada em [especialização da empresa].
Ele achou que poderia ser mutuamente benéfico para nós nos conectarmos, já que recentemente ajudei [cliente satisfeito] a melhorar sua [o que ajudou] implementando nossa solução.
Se você estiver interessado em discutir isso, podemos agendar um horário. Que tal na [dia da semana] às [horário]?
Aguardo sua resposta!
Desde já agradeço,
[seu nome] [seu contato]”
A partir do momento em que se realiza o primeiro contato com o lead, é hora de dar pequenos lembretes sobre a empresa/solução e as reuniões que vocês marcaram.
É importante manter a cordialidade e não tornar a experiência dele turbulenta, sendo assim, a escolha das palavras é imprescindível para que ele não se sinta cobrado.
“Olá [nome], tudo bem?
Estou entrando em contato para lembrá-lo sobre nossa reunião no [dia] às [horário marcado] para falarmos sobre [nome do seu produto ou empresa].
Posso confirmar?
[seu nome]”
Ainda falando de follow-up, existe um outro tipo de modelo para esse tipo de situação, que é quando o cliente para de responder o vendedor.
Infelizmente, todo vendedor já passou pela experiência de esperar a resposta de um cliente e ele nunca mais aparecer. Por isso, é extremamente importante ter uma forma de entrar em contato com os clientes que simplesmente sumiram, até porque você precisa manter seu funil de vendas atualizado com as oportunidades em cada etapa e definir se essa oportunidade realmente foi perdida.
Para esse modelo de e-mail é recomendado que seu CRM esteja atualizado e o histórico de vendas devidamente registrado, para que se obtenha dados precisos. Também não é preciso perguntar se o cliente recebeu, pois provavelmente ele teve algum motivo para simplesmente não responder.
“Olá, [nome do cliente]
Tudo bem? Nosso último contato foi [dia do último contato feito]. Ainda não tive a oportunidade de saber sua resposta sobre [o que foi discutido no último e-mail] e por isso estou entrando em contato para saber se há algo mais em que eu possa ajudar.
Se ainda houver dúvida, estou aqui para ajudar!
Aguardo sua resposta,
[seu nome]”
“Olá [nome],
Eu espero que tudo esteja bem com você. Sei que ainda não ouvi uma resposta sua sobre [assunto dos últimos contatos], mas eu realmente gostaria de te ajudar.
Estou enviando alguns materiais, em anexo e por links, que podem te ajudar com [um problema que a empresa está enfrentando no momento]. Aqui estão os links:
[links ou informações].
Eu também esperava agendar uma breve conversa esta semana para que possamos trocar uma ideia novamente sobre alguns dos projetos que você tem em mente. Quando você estará disponível na próxima semana?
Aguardo seu retorno!
[Seu nome]”
Esse é o momento mais aguardado por todo vendedor, visto que é quando o cliente dirá se aceita ou não fechar negócio.
É um momento muito crítico e qualquer erro pode valer toda a venda. Sendo assim, a abordagem tem que ser bem pensada.
“Olá [nome], tudo bem?
Estou entrando em contato para saber se você já conseguiu pensar nas nossas últimas conversas e decidir. Estou aqui para te ajudar, então se ainda tiver questionamentos, não hesite em entrar em contato!
Aguardo sua resposta,
[seu nome]”
"Olá, [nome do cliente].
Estou feliz que você esteja considerando adquirir nossa solução! Conforme conversado anteriormente, acredito que nossa ferramenta contribuirá para alguns de seus problemas, como [citar ao menos 3].
Se houver mais informações que eu possa fornecer ou perguntas que eu possa responder, por favor me avise. Os próximos passos seriam assinar o contrato e trabalhar com nossa equipe de sucesso do cliente para realizar os últimos ajustes.
[seu nome]”
A venda não termina quando o cliente fecha o negócio. É importante realizar um acompanhamento pós-vendas para entender como o cliente está lidando com a solução e se existem dúvidas ou problemas.
É esse acompanhamento que reduz o risco de cancelamentos inesperados, e aumenta a confiança do consumidor na empresa.
Saiba mais: Como finalizar um e-mail pós-vendas
“Olá [nome do cliente],
Estou entrando em contato para perguntar como está tudo na [nome da empresa ou cliente que você atende]. Como está sendo sua experiência com a nossa solução?
Recentemente, adicionamos alguns novos recursos ao nosso software que acredito que seriam realmente úteis para [as dores do cliente]. Se você estiver interessado em um bate-papo ou uma demonstração rápida esta semana, entre em contato comigo.
Tudo de bom para você,
[seu nome]”
“Olá [nome do cliente],
Espero que você esteja bem! O membro da minha equipe, [nome do membro], estava compartilhando que você está com algumas dificuldades. Além da ajuda técnica, gostaria de compartilhar algumas postagens do blog relacionadas a este tópico que seriam úteis para vocês: [links]
Se tiver mais alguma dúvida, entre em contato comigo.
Desde já agradeço,
[seu nome]”
Escolher o melhor modelo de e-mail dentro várias opções pode ser complicado, ainda mais se essa escolha não for baseada em dados, mas sim por critérios que não consideram os resultados.
A escolha do seu modelo de e-mail pode, e deve, ser feita com base nos resultados que eles apresentaram como, por exemplo, taxa de abertura e respostas.
Tá, mas e você ainda não fez um teste?
Não é incomum que a parte do teste seja deixada de lado, uma vez que algumas empresas não os veem como mecanismos para moldar o processo e melhorar os resultados.
É muito interessante a realização de testes A/B, uma estratégia que permite que você teste dois ou mais modelos de e-mail e entenda qual teve uma maior taxa de abertura, respostas e cliques no link. Sem contar que ele ajuda até mesmo a identificar os melhores horários para entrar em contato com a base.
Algo que também deve ser feito é testar assuntos.
Alguns assuntos despertam mais a atenção do que outros, e saber quais são esses assuntos para o seu público já ajuda na escolha e desenvolvimentos dos seus modelos de e-mail.
Você sabia que muitas ferramentas de gerenciamento de relacionamento com o cliente, isto é CRM, trabalham com funcionalidades que facilitam a vida do vendedor?
Uma dessas funcionalidades é a criação de modelos de e-mail, que podem ser enviados de dentro da própria ferramenta.
O CRM é um sistema de extrema importância para as vendas, visto que ele organiza o processo de vendas e ajuda a aumentar a produtividade da equipe, o que no fim acaba rendendo mais lucros.
Ferramentas como o Moskit, contam com essa facilidade para o usuário.
Quer saber como?
No seu Moskit, você pode cadastrar os modelos de e-mail (também chamados de templates) para otimizar o tempo. Para isso, o primeiro passo é ir ao menu configurações.
Dentro do menu configurações você encontra a opção modelos de mensagens, como mostra a imagem a seguir:
Em seguida, clique na opção e entre na tela para cadastro. Existem diversas opções para você se organizar, como:
Quando finalizar, você pode salvar o modelo que ele ficará em seus Modelos de e-mail, pronto para ser usado e editado e você poderá alterar as informações do modelo sempre que necessário.
Essa funcionalidade pode ajudar muito a melhorar a forma como a troca de e-mails é feita hoje na sua rotina de trabalho! Teste hoje a ferramenta.