Criando o hábito de ser um gestor mais produtivo

Criando o hábito de ser um gestor mais produtivo

A eficácia é estar fazendo a coisa certa, mas a eficiência está fazendo as coisas direitas. Ser produtivo é muito mais do que realizar sem parar.

Produtividade tem mais a ver com organizar tudo de uma maneira que seja viável dar conta do que realmente passar horas debruçado sobre uma determinada atividade em especial.

O engano de confundir excesso de tarefas com ser rentável acontece porque na era da produtividade enfatizamos apenas o esforço versus tempo em relação a uma tarefa, mas não estamos acostumados a analisar o quanto efetivo somos nesse tempo trabalhado.

É fácil perceber que lotar agenda não é sinal de estar sendo produtivo.

Isso ficou mais claro para mim um dia que eu estava aguardando para ser atendido em um consultório médico.

Sentado na sala de espera, comecei a observar a secretária simplesmente sentada na cadeira dela olhando para a própria mão com um alicate de unha. Ao notar que o carro do seu chefe havia encostado no estacionamento, ela rapidamente colocou o headset na cabeça e começou a digitar no computador.

O chefe passou por ela, cumprimentou a todos e entrou para seu consultório para iniciar os atendimentos. No minuto seguinte, ela retomou a mesma postura que estava enquanto seu chefe não a vida.

Ali, ficou evidente que fingir que está sendo produtivo, dá mais trabalho do que realmente trabalhar o necessário. Diante desta cena comecei a me perguntar: Como será que a produtividade poderia funcionar para que ela realmente aconteça?

Obviamente, que no dia-dia de um gestor, existem muitas tarefas complexas e que podem exigir muito tempo a mais do que as oito horas tradicionais. Agora, a questão aqui é: Existe pouco tempo para realizar suas tarefas ou é a gente que não consegue otimizar nosso tempo? Antes de saber essa resposta, precisamos entender e separar as nossas atividades em algumas categorias.

Aquilo que somente você consegue fazer

Uma das questões mais importantes é que algumas tarefas realmente estão somente em nossas mãos. Tem coisas que não conseguimos mudar. Existem coisas que somente você pode realizar.

Estas parecem ser aquelas que mais nos consomem e que ocupam boa parte do dia. Atividades como assinar um cheque ou documentos nominais, enviar uma recomendação ou email para um contato especial, ligar para resolver uma pendência bancária. Há realmente tarefas pessoais.

A grande questão delas é medir o quanto de tempo elas podem durar e aprender a identificar suas urgências. Ir ao banco conversar com o gerente pode durar muito mais que uma hora, agora, ajudar seus filhos a terminar a lição de casa realmente é imprevisível.

Uma boa dica para lidar com essa demanda é aprender a otimizar processos. Já que você não pode se duplicar em mais pessoas, crie métodos eficazes de otimizar aquilo que somente você pode fazer.

Aliás, aprenda já a rever e identificar aquilo que você acostumou a assumir como  sua tarefa. Pense naquelas que, neste momento, podem ser transferível a outra pessoa ou a uma automatização através de  ferramenta mais competentes e rápidas.

Aquilo que somente você precisa decidir

Obviamente que nem todas as tarefas é você quem vai realizar, mas existem demandas que apenas de não pôr a mão na obra precisa sim do seu aval para prosseguir. Uma aprovação de mudança, implementar uma nova estratégia de vendas, decidir fornecedores.

O grande segredo para este tipo de tarefas é tomar cuidado para não criar gargalos que possam estar impedindo o fluxo natural das atividades de outros. Um bom exemplo é como percebemos o sistema de funcionalismo público. Por que será que toda vez que dependemos de um sistema público, ficamos logo com a preguiça pela possível demora no atendimento?

É justamente porque esta realidade está cheia de processos que vivem travados devido a burocracia, a ausências de predisposição, a falta de comprometimento de alguns funcionários e também a terem que ser sujeitos a processos longos de gestão.

Neste caso, o segredo é criar fluxos que sejam ágeis e que não prejudique nenhuma das pontas dessa ligação. Isso porque, quando estamos falando de mercado e vendas, tempo é justamente um dos fatores que o fazem perder boas oportunidades de venda.

Não trave processos apenas por centralizar decisões, sacralizar métodos ou acostumar-se com fluxos travados. Aprenda a confiar e treinar pessoas para serem aptas a agilidade.

Aquilo que você precisa delegar

Entramos aqui talvez num dos principais pontos que fazem gestores perderem produtividade. Eles têm dificuldade de delegar funções às pessoas.

As razões são as mais diversas: Talvez tenham medo de confiar na competência de outros, talvez tenha medo de perder seu controle de equipe, talvez acreditem que delegando perderam logo sua função principal como gestor. A verdade é que todas essas coisas são besteiras.

Aprender que delegar não só é entregar mais resultado como também estimular equipes é fundamental. Aprenda a identificar pessoas competentes e com habilidades distintas e mostrar a elas que você confia.

Normalmente, pessoas são movidas a desafios e gostam de sentir-se responsáveis por determinadas funções. E o que seria o gestor senão alguém responsável por desenvolver habilidades em pessoas?

Neste sentido, faça realmente uma lista de todas as atividades que realiza para aprender a delegar aquilo que acredita que outros membros da equipe possam estar desenvolvendo para o resultado geral.

Lembro de um chefe que fazia questão de perder muito tempo do seu dia respondendo clientes sendo que seria melhor ele encaminhar questões comerciais para os seus representantes de vendas. Algumas tarefas, diante do desafio de gestão, não precisam mais estar no seu colo. Delegar é incentivar pessoas, desde que dê a elas condições para executar as atividades.

Aquilo que você precisa eliminar

Mesmo que pareça simples deletar tarefas do nosso escopo de trabalho, há sempre algumas atividades e processos que nos apegamos.

Lembro que conversei com um amigo que era gestor de um grupo farmacêutico que não queria eliminar um método ultrapassado de gerir clientes para implantar um sistema bem mais completo e seguro, porque simplesmente era apegado ao método ultrapassado.

Ele mesmo sabia identificar que o antigo jeito não trazia mais resultados crescentes, mas tinha medo de eliminar aquele sistema que ele trabalhou desde que entrou na empresa como vendedor.

Algumas atividades morrem. E tudo bem. Vem outras que poderão muito bem substituir e até agregar mais no dia-dia de trabalho. Devemos jogar algumas práticas na lixeira e não mais revirá-las assim que a dificuldade bater.

Ser um gestor que está com os olhos fitos no futuro é ter que ter coragem de encarar sempre novas maneiras de trabalho que façam sentido para o momento e o mercado em que está inserido. Não tenha medo de eliminar aquilo que precisa para ser mais produtivo.

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