Controle de vendas: qual a melhor maneira de fazer?

O controle de vendas ajuda o gestor a identificar qual nível de negociações foi alcançado, se houve uma variação e quais medidas corretivas podem ser tomadas para atingir os resultados desejados.

Para isso, uma das formas mais assertivas de manter tudo organizado é utilizar um sistema de venda, seja ele uma planilha, ou então, um sistema de CRM.

Com a ajuda da tecnologia, é possível otimizar a centralização de dados e o registro das vendas, simplificando e agilizando esse controle.

Quer saber mais sobre o que é controle de vendas, qual sua importância e como fazer um em sua empresa? Desenvolvemos um conteúdo super completo a respeito do assunto. 

Continue a leitura do artigo para conferir:

• O que é controle de vendas? 
• Qual a importância do controle de vendas?
• 3 formas de fazer controle de vendas
• Como fazer o controle de vendas?
• Como escolher um sistema de venda?
• Ganhe mais controle de suas vendas com o forecast

O que é controle de vendas? 

O controle de vendas é uma das várias funções atribuídas ao gestor de vendas. Este processo garante que as vendas tenham maior eficiência, gerando lucro para a empresa por meio da coordenação assertiva das diferentes atividades e estratégias relacionadas a vendas.

Logo, pode-se afirmar que o controle de vendas é entendido como o processo de monitoramento e processamento das vendas de uma empresa. 

Para esse fim, é preciso: 

• analisar e medir o desempenho da força de vendas;
• comparar os resultados obtidos com o desempenho padrão;
• perceber e apontar desvios e determinar suas causas;
• tomar as medidas corretivas adequadas para lidar com diferentes situações. 

Para esse fim, é imprescindível coletar dados e informações referente às vendas para, assim, viabilizar a compreensão de todo o processo e a identificação de seus gargalos. Com isso, o controle de vendas garante que a produtividade continue em constância. 

O ciclo médio de vendas, volume de vendas, estoque, despesas e atividade são exemplos de indicadores e métricas consideradas fundamentais para analisar e comparar o desempenho dos membros da equipe e realizar o controle de vendas e estoque. 

Qual a importância do controle de vendas?

Por ter como uma de suas premissas o mapeamento de negócios fechados, o controle de vendas identifica e corrige pontos que podem prejudicar o andamento do setor.

Assim, um bom gerenciamento pode antecipar problemas e resolver gargalos de todas as suas vendas.

Além disso, é importante ressaltar que o controle de vendas e estoque reflete em todos os outros setores, uma vez que ao ter suas vendas alinhadas, outros times conseguem desenvolver suas ações e estratégias de maneira correta, o que ajuda na otimização de processos e na redução de custos.

Adicionalmente, a gestão de vendas contribui para a saúde financeira da empresa, já que ao acompanhar e revisar todo o processo, mensura-se o retorno de cada investimento feito, evitando prejuízos. 

Desse modo, os gestores são capazes de compreender se as metas estão sendo cumpridas e se o planejamento está sendo seguido à risca, evitando assim, o desperdício de recursos.

Outro ponto muito importante sobre o controle de vendas, provavelmente o mais conhecido, é o gerenciamento de estoque. 

Se a empresa trabalha com produtos, o estoque, além de ser um indicativo de quais produtos estão chamando mais atenção dos clientes, também permite mapear o que pode estar sendo desperdiçado. 

Ou seja, com um bom controle de vendas e estoque, é possível entender quais produtos precisam ser repostos, quais não chamaram a atenção dos clientes e quais podem se tornar um trunfo para os vendedores.

Para mais, o controle de estoque também pode possibilitar a redução dos custos finais, o que influencia diretamente o valor final, esse que, ao diminuir, passa a ser uma grande vantagem competitiva no mercado, maximizando as chances de lucro. 

3 formas de fazer controle de vendas

Um sistema de controle de vendas deve ser elaborado com cuidado, pois o sistema muito liberal ou muito rígido pode ser prejudicial para o desempenho de sua equipe de vendas. 

Você consegue planejar como fazer o controle apropriado somente após analisar a natureza de seus vendedores, o grau de cooperação, o tipo de trabalho e outras variáveis ​​relevantes.

Além disso, é importante ter em mente que o gerenciamento não tem como objetivo encontrar falhas e apontar culpados. Pelo contrário, o controle de vendas é necessário para manter sua equipe de vendas no caminho certo.

E como realizar esse planejamento? Existem 3 maneiras principais: manual, planilha e sistema de controle de vendas. 

Neste tópico vamos conhecer cada um deles. 

Controle de vendas manual 

Como o próprio nome já sugere, a maneira manual é a mais tradicional de realizar um controle de vendas, podendo ser feita em um caderno, folha ou até mesmo documento físico, como os antigos relatórios de vendas.

Usualmente, esse controle é organizado por mês, quinzena ou semana, dependendo do tamanho da empresa e do fluxo de vendas. 

Cada documento, seja ele mensal, semanal ou quinzenal, é separado por folhas. Logo, se esse controle for semanal, por exemplo, serão necessários quatro documentos diferentes.

Também fica a parte do controle manual o balanço mensal do que foi vendido, do que ficou parado no estoque e dos itens que estão em falta, somando e calculando manualmente os lucros, prejuízos e investimentos. 

Prós:

• controle mais dinâmico;
• dedicação é maior;

Contras:

• controle mais suscetível a erros;
• longo tempo para concluir;
• registro não seguro de dados, facilitando a perda;
• o esforço humano é muito necessário;
• muito básico.

Controle de vendas por planilhas

Um dos métodos frequentemente utilizados dentro das empresas é o controle de vendas por meio de planilhas de vendas.

Semelhante ao modo manual, elas podem ser realizadas de maneira mensal, quinzenal ou semanal. A diferença é que, com algumas fórmulas, você consegue criar variáveis que irão automatizar determinados cálculos, entregando alguns resultados de maneira mais ágil em comparação ao controle manual.

Na prática, o tempo que se ganha é maior, no entanto, ainda é necessário a revisão dos dados e fórmulas.

O sistema de controle de vendas baseado em planilhas exige que sejam designados responsáveis para o preenchimento e atualização de dados, bem como para a criação de relatórios. 

O objetivo é evitar que muitos vendedores utilizem as planilhas de maneiras diferentes, o que muitas vezes ocasiona duplicidade de dados ou exclusão de informações relevantes. 

Prós:

• já existe algum tipo de automatização;
• ganho de tempo para realizar outras tarefas;
• dados reunidos em único documento.

Contras:

• o esforço humano ainda é muito presente;
• dados podem ser perdidos para sempre;
• ferramenta de controle de vendas pouco agradável ao usuário;
• é necessário conhecimento médio/avançado em planilhas;

Sistema de venda (CRM) 

Um sistema de venda consegue otimizar todas essas atividades de maneira simples. 

Com apenas alguns cliques, você tem em suas mãos dados completos, além de relatórios detalhados que podem te guiar nas suas estratégias de vendas e na gestão de equipe.

Esse tipo de ferramenta de controle de vendas é comumente conhecido como sistema de CRM, sigla para Customer Relationship Management, que em português significa Sistema de Gestão do Relacionamento com o Cliente.

Neste sistema, são centralizados todos os registros de vendas, as atividades da equipe e o histórico de interações com cada cliente.

Geralmente, o sistema de vendas CRM é baseado em nuvem. Isso significa que não é necessário instalar nenhum programa no computador. Basta ter acesso à internet, acessá-lo por um navegador, realizar o login, e começar a utilizar.

Uma grande vantagem de utilizar um sistema baseado em nuvem é que ele armazena seus dados de maneira segura, descomplicando o acesso de dados retroativos.

Isso é muito relevante para comparar estratégias e desenvolver novas ações alinhadas com o time de marketing, por exemplo. 

Prós:

• acesso e registro rápidos de dados;
• esforço humano é amplamente reduzido;
• geração relatórios automática;
• filtros e funcionalidades disponíveis para explorar sua ferramenta de controle de vendas;
• dados salvos na nuvem;
• monitoramento de métricas de vendas em tempo real. 

Contras:

• não é gratuito;
• geralmente demanda treinamento. 

Como fazer o controle de vendas? 

Para fazer o controle de vendas, siga as dicas abaixo:

• Registre seus dados;
• Tenha um fluxo e período de checagem;
• Defina objetivos e metas;
• Verifique o estoque regularmente;
• Acompanhe e gerencie a equipe de vendas;
• Mensure os indicadores e métricas de vendas;
• Invista na tecnologia.

1. Registre seus dados

O registro de dados é a única maneira para que a sua gestão funcione bem, independentemente do sistema de controle de vendas que você usar. 

Sem os dados, é impossível saber como anda a saúde das vendas, o que é necessário implementar e o que está funcionando.

Usando uma ferramenta de controle de vendas, por exemplo, você pode tirar uma parte do seu dia para registrar essas informações e fazer acompanhamentos diários.

2. Tenha um fluxo de checagem

Aproveitando que estamos falando de acompanhamento diário, é importante destacar o fluxo de checagem de vendas.

Isso porque não basta coletar e registrar suas informações se você não as reúne e valida.

As checagens são bons indicadores de como as vendas estão se portando. Às vezes, por exemplo, pode ser que um produto esteja em alta e você, ao não realizar essa verificação, além de ficar sem estoque, acabe  perdendo oportunidades de lucrar e vender mais. 

3. Defina objetivos e metas

A definição de metas e objetivos tangíveis possibilita realizar o seu controle de vendas entendendo onde você quer chegar, e o que é necessário para isso.

4. Verifique o estoque regularmente

Não existem vendas sem produtos, por isso o seu estoque precisa sempre estar bem estabelecido. A falta de um produto pode custar muito caro, já que além da venda que o seu time perde, a reputação da empresa também entra em questão.

Entender os fluxos de consumo faz parte do controle de vendas, e o estoque é uma das melhores maneiras de fazer isso. 

5. Acompanhe e gerencie sua equipe de vendas

O controle de vendas e estoque vai muito além de contar produtos, etiquetar e emitir notas fiscais. 

Acompanhar de perto sua equipe de vendas também é uma estratégia para ter um maior controle de vendas, já que ao estar conectado com ela, você entende quais os gargalos que estão enfrentando, o que está funcionando e o que ainda precisa ser aprimorado. 

6. Mensure os indicadores e métricas de vendas

O controle de vendas tem, como um de seus principais objetivos, ajudar gestores a tomarem as decisões certas sobre as estratégias de vendas e a gestão de equipe.

Isso significa que acompanhar indicadores e métricas é indispensável, pois estas ferramentas são o reflexo do desempenho de vendas.

Para isso, é preciso definir os KPIs mais relevantes para a sua organização. Essa informação irá variar de negócio para negócio, é claro. Porém, no geral, os indicadores e métricas mais importantes para o departamento são:

• receita total em vendas;
• taxa de conversão;
• ticket médio;
• ciclo médio de vendas;
• taxa de cancelamento/churn rate;
• quantidade de novos clientes;
• ROI.

Leia também: 3 indicadores-chaves para prestar atenção dentro do seu CRM

7. Invista na tecnologia

A transformação digital chegou para ficar. As organizações já entenderam que, atualmente, é preciso contar com a tecnologia para ter maior eficiência operacional e agilidade e produtividade nos processos. 

Por isso, é muito relevante investir em tecnologia. No que tange o sistema de controle de vendas, como o CRM, um estudo da Nucleus Research aponta que o ROI médio é de $ 8.71 para cada dólar investido.

Isso se dá pelo fato de que, ao elevar a eficiência de vendas, o CRM ajuda as empresas a venderem mais, o que aumenta seus lucros e expande seus negócios, tornando o ROI mais atrativo.

Como escolher um sistema de venda?

Até aqui, você entendeu como fazer o controle de vendas, e de quais formas você pode começar a gerenciar o setor.

Se você identificou que uma ferramenta de controle de vendas como o CRM é a alternativa mais adequada para o seu negócio, agora é necessário escolher o sistema certo para você.

Então, ao pesquisar por soluções, considere o checklist a seguir:

1. Qual o principal objetivo da minha empresa ao contratar um sistema de venda?
2. Como uma ferramenta de controle de vendas deve ajudar a minha equipe?
3. Temos um orçamento disponível para o CRM?
4. Quantos vendedores usarão o sistema?
5. É preferível um CRM baseado na nuvem ou um sistema local?
6. Quais recursos de automação são essenciais para melhorar a eficiência?
7. O sistema de controle de vendas se integra facilmente com outras ferramentas e aplicativos que minha empresa já utiliza?
8. Que tipo de suporte ao cliente e treinamento o fornecedor do CRM oferece?
9. Quais métricas e relatórios o sistema de CRM é capaz de gerar?
10. O CRM possui recursos de segurança sólidos para proteger dados sensíveis?
11. Quais são as opções de personalização e escalabilidade do CRM?
12. Como é a usabilidade da interface do sistema? É intuitiva para os usuários?
13. Qual é a reputação e as análises de outros clientes sobre o CRM em consideração?

Ganhe mais controle de suas vendas com o forecast 

Um forecast de vendas, ou previsão de vendas como também é conhecido, é uma estratégia que busca prever o que um vendedor, equipe ou empresa venderá semanalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente. 

Sendo assim, o forecast de vendas nada mais é que uma previsão de orçamento revisado. 

Ele pode ser feito em uma espécie de análise do funil de vendas, em que são apontadas as reais chances de se concretizar uma negociação, ou analisando as novas oportunidades e as que estão prestes a serem fechadas.

Ele não é perfeito, pois assim como todo tipo de previsão, existe uma margem de erros e de acertos, cabendo ao gestor ou responsável estar ciente desse cenário e trabalhar com sua volatilidade.

Com base no que é apontado pelos vendedores, o gestor pode planejar e tomar suas decisões. Contudo, como já apontado, o planejamento a partir do forecast deve ser cuidadoso, visto que estamos tratando de previsões.

Nesse sentido, o uso de um sistema de controle de vendas como o CRM é essencial para garantir que os registros de negócios gerem previsões mais realistas sobre os resultados futuros. 

A fácil utilização do CRM permite que os dados sejam inseridos de forma descomplicada, o que mantém o sistema abastecido com as informações necessárias para gerar relatórios, em tempo real, de forecast. 

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