O que é um processo organizacional e como estruturar?

Toda empresa possui um processo organizacional, ou seja, uma maneira de realizar atividades de forma ordenada para se alcançar os resultados.

Essa estratégia é extremamente importante para o aumento da produtividade e acompanhamento de processos, facilitando a identificação de possíveis falhas e técnicas datadas que não funcionam mais.

Ficou curioso? No post de hoje falaremos mais sobre as vantagens de um processo organizacional, maneiras de implementação e suas principais funções.

O que é e para que serve um processo organizacional?

O processo organizacional pode ser definido como um conjunto de atividades que envolvem pessoas, processos e procedimentos. Essas ações englobam todas as áreas da empresa, fazendo com que uma dependa da outra para atingir seus objetivos.

Ele é realizado através de um mapeamento detalhado do sistema de entradas, como o produto e/ou serviço é fabricado/produzido, e saídas, quais processos ele necessita passar para chegar até o consumidor da forma que ele conhece.

Em outras palavras, o processo organizacional específica todos os passo que uma solução necessita passar e o que a empresa precisa fazer até que o cliente o adquira.  

Os benefícios da otimização de um processo organizacional

Estruturar um processo organizacional dentro da empresa é extremamente vantajoso. Por meio dele é possível identificar, por exemplo, atividades que podem ser otimizadas.

Essa otimização colabora  para que os processos tenham um custo menor e maior agilidade. Ela também contribui para a redução de custos e a melhor alocação dos recursos.

Outro benefício é que quando a empresa trabalha de maneira organizada, falhas podem ser facilmente descobertas e corrigidas sem ter que demandar uma grande quantidade de tempo.

A produtividade também é ponto alto, pois quando se cria um padrão se entende o que precisa ser feito e de que maneira isso pode ser realizado, a produtividade tende a aumentar.

Aquele clima de rivalidade entre setores também pode vir a desaparecer, já que um passa a entender que depende do outro para sobreviver e isso cria uma harmonia, fazendo com que as pessoas se comuniquem mais e se integrem.

Como se dividem os processos organizacionais?

Dentro do processo organizacional existem subdivisões, ou seja, uma divisão na qual as atividades são alocadas de acordo com a sua funcionalidade

○ Processos finalísticos: também conhecidos como processos primários, eles se referem ao funcionamento da empresa e ao que precisa ser feito para que ela atenda as necessidades do seus clientes. Eles se apoiam em processos internos para conseguir atingir seus objetivos.

○ Processos de apoio: diretamente ligados a maneira como acontece a gestão e aos requerimentos de alocação de recursos, trabalham fornecendo suporte aos processos primários e necessitam da estratégia do empreendedor para que funcionem.

○ Processos gerenciais: ações, planejamentos e atividades relacionadas às decisões que são precisam ser tomadas, ou seja, a gestão estratégica da empresa.

Hierarquia do processo organizacional

Quando vamos preparar uma receita precisamos nos atentar a uma ordem específica para que tudo funcione. Da mesma forma, o processo organizacional necessita se atentar a uma hierarquia para ser efetivo:

Macroprocesso > Processo > Subprocesso > Atividades > Tarefas

Mas o que isso quer dizer na prática?

Para que você entenda, vamos utilizar o exemplo de uma montadora de automóveis. O seu macroprocesso, nesse caso, é a montagem, a fabricação do carro. Já o processo é a fabricação das peças, o desenvolvimento e a engenharia por trás de tudo aquilo.  Os subprocessos nesse cenário é a usinagem, montagem e pintura. As atividades são o corte, a furação e acabamento. Por fim as tarefas que consistem no planejamento, programação e preparo para cada uma das etapas.

Entendeu?

Para chegar ao produto ou serviço final é importante que se estruture todo o resto.

Como implementar um processo organizacional eficiente?

Agora que você entendeu a divisão e hierarquia do processo organizacional, é necessário compreender quais ações precisam ser realizadas para que seja possível implementar um processo bem eficiente em sua empresa.

1 - Mapeamento

Toda empresa já tem um processo em andamento, a diferença é que ele nem sempre agrega valor ou está é feito de forma adequada, por isso que é importante mapear e entender a forma como tudo ocorre.

Às vezes, nessa pesquisa, você conseguirá identificar ações muito legais e inovadoras que não estavam em seu planejamento original e que podem ser continuadas no novo processo organizacional que será implementado.

Mudanças radicais podem ser prejudiciais, dessa forma, esse mapemento não serve só para explanar a situação atual, mas também para apontar qual o tipo de abordagem será necessária para que gradualmente se atinja a eficiência desejada.

2 - Divisão

Apesar de já termos abordado esse tópico anteriormente, nunca é demais reforçar sua importância.

Após o mapeamento, tente separar as atividades e alocá-las da melhor maneira possível. Isso é importante para delimitar as funções de cada colaborador, mas também para o funcionamento de cada área.

3 - Treinamento

Ninguém nasce sabendo, inclusive seus colaboradores. Prepará-los para que se adaptem a nova forma de como serão conduzidas as atividades dentro da empresa é crucial para que elas sejam realizadas.

Afinal, do que adianta ter um processo organizacional excelente sem uma equipe que o entende e sabe como executar?

O treinamento colabora para a criação de uma padronização, e se, eventualmente, novas adições precisarmos serem feitas, todos se encontrarão no mesmo nível e entendimento.

4 - Acompanhamento

Qualquer tipo de mudança pode ser sentida quando observada. Uma forma medir se o seu processo organizacional está funcionando, de acordo com o planejado, é acompanhar e averiguar  sua atuação através dos KPIs.

Os KPIs são indicadores de desempenhos que apresentam muito mais que apenas métricas, mas também um relatório qualitativo sobre a empresa. Já falamos aqui no blog sobre como os KPIs são importantes para vendas. Relembre aqui: Como bancar o cientista maluco pode melhorar suas vendas.

O acompanhamento te propicia uma visão mais apurada sobre os pontos fortes e fracos do seus processo.

Ferramenta organizacional de vendas

O processo organizacional compreende o setor de vendas, e, como nós sabemos, organizá-lo poder ser complicado, por isso contar com ferramentas para auxiliar nessa atividade é importante.

O Moskit CRM é um sistema gerencial que permite o usuário organizar e acompanhar todo o seu processo de vendas de forma automatizada, gerando informações e dados para que se realize um acompanhamento.

Se você busca uma ferramenta que te ajude a organizar suas demandas de forma, eficiente, trazendo produtividade, você precisa fazer um teste gratuito no Moskit CRM.