Um guia para gerenciar projetos dentro do seu CRM

O melhor dos cenários aconteceu:

a lead passou por todas as fases do funil, virou oportunidade, efetuou o pagamento e agora é um cliente.

O processo de vendas acabou, mas ainda existe uma série de outros passos que devem ser tomados.

Fechar um novo cliente é só o início de um novo processo.

O fechamento de uma compra normalmente coincide com o começo de um projeto. Um novo conjunto de atividades já programadas que devem ser seguidas do começo ao fim, buscando garantir que a entrada do cliente seja mais tranquila.

Praticamente todo segmento segue uma rotina específica a partir da entrada de um novo cliente, seja o processo de onboarding, documentações que precisam ser preenchidas ou requisitos que precisam ser concluídos para controles internos.

Possuir uma ferramenta de CRM que permite controlar projetos e atividades fecha um importante laço do processo de vendas: centraliza informações vitais sobre ciclo de vida do cliente, tanto do período de compra quanto do pós-venda.

Benefícios de gerenciar projetos individuais

Organizar as atividades a serem realizadas em forma de projetos traz inúmeros benefícios, que refletem não apenas na qualidade do serviço entregue como na organização da empresa como um todo.

O primeiro benefício é a possibilidade de observar as ações executadas de forma mais objetiva, permitindo que os processos sejam melhor estruturados e que passos desnecessários sejam eliminados, favorecendo uma visão mais clara de como chegar ao resultado ideal.

A falta de visão é uma das grandes causas da procrastinação. Não conseguir enxergar os próximos passos ou o resultado final faz com que as pessoas adiem atividades e sintam-se desmotivadas para continuar. Não existe estratégia melhor para motivar e estimular a produtividade do que oferecer atividades bem definidas e com prazos claros.

Outro benefício importante é possibilidade de atribuir a responsabilidade das atividades aos membros da equipe que devem realiza-las, evitando que atrasos aconteçam por esperarem que outra pessoa execute ou por não saberem que a responsabilidade está em suas mãos.

O que ter em mente ao criar projetos?

Uma boa ferramenta de projetos trará uma visualização organizada por etapas, com o objetivo de demonstrar rapidamente em que ponto do projeto uma atividade se encontra.

Cada um desses estágios do projeto devem representar uma atividade real, que normalmente possui um elemento entregável ao seu fim. Se tenho uma imobiliária, por exemplo, posso dividir meus estágios em: documentação do comprador, certidões negativas, documentação do imóvel, documentação do proprietário.

Cada um dos estágios do exemplo estão ligados ao processo de venda, que só terá continuidade quando todas as fases forem concluídas. Para um corretor vendendo um imóvel, a análise da documentação possui passos cruciais que não podem ser negligenciados.

A mesma ideia pode ser aplicada em diversos outros segmentos, automatizando processos e evitando falhas. Cada empresa tem sua necessidade, mas o importante é seguir alguns principio básicos:

Comece com o que você faz agora: é comum ao tentar criar um projeto novo inventar novas fases ou etapas que acabam não fazendo sentido e travando o progresso. É interessante começar com o mínimo necessário, só depois adicionando novas fases conforme a necessidade.

Realizar mudanças frequentes: após estabilizar o processo básico é interessante ter em mente que melhorias podem existir, buscando pontos descobertos e detalhando melhor as etapas. Aumentar fases prematuramente é ruim, mas não modificar as fases de acordo com necessidades novas acaba engessando o processo e prejudicando o amadurecimento do negócio.

Respeite os papéis de cada um: é importante garantir que a definição de atividades respeite a competência de cada membro, evitando que existam ruídos na execução que possam gerar confusão. Pode ser que no futuro faça sentido alternar papéis e separar melhor as atividades, mas de início é preciso preservar os papéis.

Estimule atos de liderança: Em caso de etapas mais complexas onde existem vários membros que podem ser responsáveis, é importante incentivar que alguém assuma a liderança e exerça o controle das atividades.

A ideia geral é que não apenas sejam controlados os processos que já existem, mas que seja instaurada a mentalidade de melhoria continua, desde que tudo sempre esteja conectado à responsáveis e que não hajam pontas soltas.

Como são esses projetos?

De passos importantes do processo de vendas, atividades pós-vendas e iniciativas individuais, é possível criar projetos de qualquer atividade que possa ser dividida em passos especificos.

Para entender melhor como cada um desses pontos podem se tornar projetos, trouxe alguns exemplos que ilustram bem os cenários.

Projetos em vendas:

Exemplo Imobiliária: o processo de aquisição de um imóvel é rigoroso, e depende de uma série de informações criticas e detalhes que vão desde o interesse inicial do comprador até o momento da entrega das chaves.

Neste caso, o projeto pode ser criado junto aos primeiros contatos de venda, passando cada uma das fases de acordo com o momento do cliente. Não apenas centralizando as informações de contato, mas demonstrando o que falta para a negociação avançar.

Um esquema simples seria composto pelas seguintes etapas:

• Coleta de documentação
• Aprovação de credito
• Documentação do imóvel
• Vistoria
• Validação de documentação
• pagamento do financiamento
• Entrega das chaves
• Fechamento da venda

Projetos pós-venda

Exemplo consultoria: o processo de consultoria pode envolver diversas reuniões, entrega de documentos e sessões de acompanhamento. É normal que este atendimento tenha início logo após o processo de venda e que sigam passos importantes até a entrega do resultado.

Neste exemplo, um fluxo de consultoria poderia seguir os seguintes passos:

Durante a fase de vendas:

• Apresentação da consultoria
• Negociação do contrato
• Adesão

Execução pós-venda:

• Diagnóstico inicial
• Plano de Ação
• Fase de ação - essa pode ser dividida em outro pequeno projeto
• Assinatura do termo de aceite - conclusão da consultoria
• Gestão de contrato (também pode dar inicio a outro pequeno projeto)

Onboarding de clientes

Exemplo de agência: um novo cliente fechou contrato e agora existem alguns passos necessários para que o trabalho seja realizado.

Neste momento inicia-se um novo projeto que visa alinhar informações cruciais entre agência e cliente.

• Acesso ao google Analytics
• Credenciais de acesso completo ao sistema de blog
• Acesso ao Google Adwords
• Acesso à fanpage do Facebook através do Facebook Business
• Acesso à conta de anúncios do Facebook
• Acesso a conta do Linkedin - nível gerenciamento

Todos os exemplos são versões simples de ideias, mas que funcionam como forma de transmitir uma visão mais ampla de como diversas atividades podem ser organizadas e acompanhadas para que não hajam erros.

Dependendo da realidade de cada ambiente é possível adicionar ou remover fases.

Todos as necessidades citadas acima e diversas outras pode ser realizadas através do Board, ferramenta de gestão de projetos e atividades integrada ao Moskit CRM.

O Board foi desenvolvido para centralizar ainda mais um conjunto de informações cruciais para a qualidade do seu relacionamento com o cliente, trazendo também informações sobre atividades pós-venda para dentro do seu CRM.

Todas as informações do Board são integradas aos dados de empresas, contatos, negócios e comunicação, fazendo com que o andamento dos projetos sejam parte integrante do histórico de relacionamento de cada cliente.

O Board do Moskit está disponível para todos os clientes e já pode ser utilizado.Para conferir, basta acessar o Moskit. Se você ainda não é cliente, pode clicar aqui e realizar um teste grátis.