Como escrever um e-mail de prospecção? Guia completo

Você tem noção de que um e-mail de prospecção bem escrito tem o potencial de abrir oportunidades de negócios incríveis para sua empresa?

Um e-mail eficaz pode ser a chave para capturar a atenção do lead e converter esse interesse em ação, ajudando a atingir as metas de vendas. 

Neste contexto, os modelos de e-mail de prospecção são utilizados de diversas formas e não são apenas uma receita pronta. Ao adotar um modelo pense em algumas possibilidades como:

• Utilizar como referência para construir o próprio e-mail;
• Misturar com outros modelos para encontrar o tom certo de acordo com a necessidade;
• Alterar pequenas partes e utilizar diretamente para sua necessidade mais específica.

Pensando nisso, preparamos neste artigo um conteúdo completo que traz a importância de um bom e-mail de prospecção e como estruturá-lo de forma eficaz. Acompanhe e boa leitura!

Dois elementos importantes de uma prospecção de vendas

Existem dois elementos que são essenciais na composição de um bom email de vendas, e sem eles a eficácia dessa aproximação cai de forma drástica.

O primeiro ponto é uma boa motivação para abordar o prospecto. Você está lançando uma funcionalidade nova para o mercado? Montou uma promoção ou identificou uma necessidade na empresa? O cliente fez alguma campanha nova? Existe alguma temática do momento que justifique a abordagem?

Este ponto é importante porque cria um senso de urgência, algo que ative a vontade de saber mais e engajar em uma nova comunicação com a equipe de vendas. Sem boa motivação para o prospecto seguir com a conversa, dificilmente o email vai converter.

O segundo ponto é um bom call to action (CTA). Agora que você já deu um motivo, precisa convencer o prospecto a agir imediatamente de acordo com o senso de urgência. Seja respondendo o email para não perder a chance, clicar num link para agendar uma reunião ou se cadastrar numa landing page promocional.

Sem um destes dois elementos, os resultados serão insuficientes.

Como escrever um e-mail de prospecção eficaz

Um e-mail de prospecção eficaz precisa chamar a atenção do destinatário. Para atingir esse objetivo, siga esses passos:

Defina o objetivo

Antes de redigir seu e-mail, defina claramente o objetivo da mensagem. Pergunte-se o que deseja alcançar com este e-mail. 

Você está tentando agendar uma reunião, oferecer um novo serviço, ou iniciar uma conversa sobre uma possível parceria? Um objetivo bem definido orienta toda a estrutura do e-mail e ajuda a criar uma mensagem mais focada e eficaz.

Conheça seu destinatário

Anote isso: a personalização é chave na prospecção. Investigue o perfil do prospecto para entender suas necessidades e interesses e utilize informações específicas sobre a empresa ou o indivíduo para personalizar o e-mail. 

Para isso, evite mensagens genéricas que podem parecer spam. Mostre que você fez a lição de casa e está genuinamente interessado em resolver um problema ou atender uma necessidade específica do destinatário.

Crie um assunto atrativo

O assunto do e-mail de prospecção é a primeira impressão que o prospecto terá, e deve ser impactante o suficiente para garantir a abertura do e-mail. 

Use um assunto que seja relevante e que desperte curiosidade ou ofereça um benefício claro. Por exemplo, em vez de “Oportunidade de negócio”, prefira “Como aumentar suas vendas em 20% em 3 meses”.

Adote uma linguagem clara e direta

Mantenha a mensagem simples e direta. Evite jargões e termos técnicos que possam confundir o leitor. 

Seja claro sobre o que você está oferecendo e por que isso é relevante para o prospecto. Pense que uma comunicação direta facilita a compreensão e aumenta a probabilidade de uma resposta positiva.

Revise antes de enviar

Uma revisão cuidadosa pode fazer a diferença entre um e-mail bem-sucedido e um que é ignorado.

Por isso, verifique se há erros gramaticais ou ortográficos e garanta que o e-mail esteja bem estruturado. Certifique-se de que a mensagem esteja clara, que todos os links e informações estejam corretos e que o tom da mensagem seja apropriado para o prospecto. 

Anatomia do e-mail de prospecção: como montar um e-mail de prospecção passo a passo

Mas, afinal, como deve ser o corpo, a anatomia de um e-mail de prospecção matador?

Para você entender como montar um e-mail de prospecção em detalhes, trouxemos um checklist com os principais pontos e no que você precisa prestar atenção ao produzir seu e-mail. Confira:

Assunto

O assunto é a primeira impressão que você causa e deve ser cativante e relevante. É a linha que determinará se o destinatário abrirá ou não o e-mail. Aqui estão algumas diretrizes e exemplos de bons assuntos:

• Seja específico e relevante: use o nome do destinatário ou a empresa para personalizar o assunto.

Exemplo: "Como a [Nome da Empresa] Pode Aumentar Suas Vendas com Nossa Solução"

• Desperte curiosidade: incite o leitor a querer saber mais.

Exemplo: "Descubra o Segredo para Dobrar Suas Conversões"

• Ofereça valor claro: destaque um benefício imediato.

Exemplo: "Aumente Suas Vendas em 30% com Nossa Nova Ferramenta"

Saudação

A saudação deve ser personalizada com o nome do destinatário para estabelecer uma conexão imediata e mostrar que o e-mail não é genérico. ". Além disso, acompanhe essas dicas:

• Personalize com o nome do destinatário: evite saudações impessoais, como "Prezado Senhor(a).

Exemplo: "Olá, [Nome]!"

• Use uma saudação apropriada: adapte a saudação ao nível de formalidade da sua relação com o prospecto.

Exemplo: "Oi, [Nome]! Espero que você esteja bem."

Corpo

O corpo do e-mail é onde você comunica sua mensagem principal. Estruture-o de forma clara e lógica, dividindo-o em introdução, oferta de valor e prova social.

• Introdução: apresente-se brevemente e explique o motivo do contato.

Exemplo: "Meu nome é [Seu Nome] e sou [Seu Cargo] na [Sua Empresa]. Notei que você recentemente [Ação/Evento Relevante], e acredito que nossa solução pode ser de grande valor para você."

• Oferta de valor: explique claramente o valor que você pode oferecer, destacando os benefícios para o prospecto.

Exemplo: "Nossa solução ajuda empresas como a sua a [Benefício Principal], resultando em [Resultados Tangíveis]."

• Prova social: use exemplos de clientes ou estudos de caso para construir credibilidade.

Exemplo: "Recentemente, ajudamos a [Nome de Cliente] a [Resultado Alcançado], e estamos confiantes de que podemos fazer o mesmo por você."

Call-to-Action (CTA)

Mais acima, citamos o CTA. Agora, vamos detalhar um pouco mais sobre ele. Para ser persuasivo, seja direto ao ponto e direcione o prospecto para a ação desejada. Seja claro sobre o próximo passo que deseja que o prospecto tome. Acompanhe a seguir mais dicas e exemplos:

• Seja específico e atraente: pense neste trecho como a cartada final, a oferta perfeita para o usuário que leu seu e-mail de prospecção até o fim.

Exemplo: "Gostaria de agendar uma breve reunião para discutir como podemos ajudar sua empresa? Clique aqui para marcar um horário."

• Facilite a ação: utilize verbos e indique ações que sejam simples para o usuário.

Exemplo: "Responda este e-mail para receber uma análise gratuita de suas necessidades."

Assinatura

Finalize com uma assinatura profissional que inclua suas informações de contato. Uma boa assinatura de e-mail de prospecção deve ser clara, informativa e facilitar o retorno de contato.

Exemplo: "Veja nossos estudos de caso mais recentes [aqui]."

Modelos de e-mail de prospecção

Agora, que tal conferir alguns modelos de e-mail de prospecção completos?

É importante lembrar que estes modelos devem ser adaptados para o seu negócio, incluindo as características e ofertas do seu produto e/ou serviço. Acompanhe 3 ideias de exemplo de e-mail para prospecção de clientes a seguir:

Modelo 1: exemplo de e-mail para prospecção de clientes com uma ação recente

Olá, [Fulano]!

Venho acompanhando faz bastante tempo o mercado de [mercado alvo], e pude notar recentemente a [ação recente do prospecto].

Meus parabéns!

Normalmente uma empresa alcança este patamar do negócio, [necessidade que sua empresa soluciona] torna-se uma enorme prioridade.

Acompanhando seus resultados, cheguei à conclusão que podemos ajudar seu negócio da mesma forma que ajudamos a [empresa similar com case de sucesso], e tenho certeza de que podemos ajudá-los a avançar nesta nova fase sem passar pelos problemas mais comuns.

• problema 1
• problema 2
• problema 3

Gostaria de explicar melhor como podemos solucionar estes problemas que você já deve estar começando a enfrentar.

Como está sua agenda no dia [dia e hora específicas]?

[sua despedida pessoal],

[Assinatura]

Para personalizar este e-mail, você pode:

• Incluir uma ação recente: pesquise ações recentes relevantes do prospecto, como um novo lançamento, uma aquisição, ou uma expansão, e personalize essa parte do e-mail.
• Trazer problemas específicos: adapte a lista de problemas mencionados para refletir os desafios específicos que o prospecto pode estar enfrentando com base nas suas observações e pesquisas.
• Case de sucesso: utilize uma empresa similar ao prospecto como referência para tornar o exemplo mais relevante e convincente.

Modelo 2: recomendação de clientes

Oi, [fulano]!

Estava conversando com o [nome da conexão], [cargo] na [nome da empresa] e ele pediu para que entrasse em contato com você, comentou que está passando por [lista de necessidades].

Meu nome é [seu nome] e sou [cargo] na [empresa], uma empresa focada em [descrição da empresa]. Nosso produto principal, [nome do produto], traz algumas funcionalidades que podem te ajudar com [necessidades do prospecto].

Temos alguns cases de sucesso bem interessantes e gostaríamos de aprofundar este assunto com você.

Podemos conversar no [dia e hora específicos]?

Fico no aguardo,

[Assinatura]

Neste caso, você pode personalizar com:

• Nome da conexão: confirme com a conexão mencionada que você pode usá-la como referência e que ela realmente recomendou o contato.
• Necessidades: liste as necessidades do prospecto baseando-se nas informações fornecidas pela sua conexão para mostrar que você compreende os desafios específicos.
• Cases de sucesso: destaque casos de sucesso que sejam mais relevantes ao prospecto em termos de setor ou desafios enfrentados.

Modelo 3: Responder a postagem nas redes sociais

Olá, [fulano]!

Li recentemente uma postagem sua no LinkedIn sobre algumas dificuldades que vem encontrando para alcançar [tema central da postagem].

Trabalho com [mercado alvo] e descobrimos que utilizando [solução ou estratégia] os resultados têm melhorado bastante.

Sugiro testar algumas das dicas abaixo e observar como é possível melhorar seu desempenho com algumas mudanças chave:

• dica 1
• dica 2
• dica 3

Chegou a testar alguma dessas estratégias antes? Tenho mais algumas ideias e soluções que podem ser valiosas para o seu negócio.

Posso te ligar amanhã às 9h?

[Assinatura]

Para este modelo, personalize com:

• Tema da postagem: certifique-se de que o tema central da postagem mencionada sjea relevante e recente, mostrando que você acompanha as atividades do prospecto.
• Soluções ou estratégias: ajuste as soluções ou estratégias sugeridas para refletir exatamente as dificuldades mencionadas na postagem.
• Dicas: inclua dicas personalizadas que sejam diretamente aplicáveis ao negócio do prospecto, demonstrando conhecimento específico sobre o setor.

É interessante aplicar seus modelos diretamente na sua ferramenta de CRM, permitindo que, além de abordar os prospects, você já tenha todo histórico de interação entre vendedor e possíveis oportunidades de negócio.

Uma dica especial: com o plano Engagement, da Moskit, você configura e dispara suas campanhas de e-mails de forma simples e automatizada. Vale a pena conferir!

Dicas para prospecção de clientes por e-mail

Mas não é só isso! Sua prospecção de clientes por e-mail ainda deve passar por mais algumas etapas, das quais listamos com as dicas a seguir:

Segmentação de público

Seu e-mail é relevante para o público-alvo? Para que ele seja efetivo e chegue até as pessoas certas, aposte na segmentação.

Divida seus contatos em segmentos específicos com base em critérios como setor, tamanho da empresa, localização geográfica ou comportamento passado. Isso permitirá que você envie mensagens mais direcionadas e personalizadas, aumentando a relevância e a probabilidade de resposta. 

Por exemplo, se você está enviando e-mails para empresas de tecnologia, adapte sua linguagem e exemplos para esse setor.

Personalização

Como você viu nos modelos de e-mail acima, a personalização é essencial para refletir as necessidades e interesses específicos do prospecto. 

É por isso que indicamos o uso do nome do destinatário, da empresa e o uso de referências a interações anteriores ou a informações específicas que você tenha sobre ele. 

Quanto mais personalizado for o e-mail, maior será a chance de engajamento. Evite enviar mensagens genéricas que pareçam spam; em vez disso, mostre que você dedicou tempo para entender as necessidades do prospecto.

Evite erros comuns

Preste atenção a erros comuns que podem prejudicar a eficácia do seu e-mail de prospecção:

• Falta de clareza: seja claro e direto em sua mensagem. O prospecto deve entender rapidamente quem você é, por que está entrando em contato e qual é a ação esperada.
• E-mails genéricos: evite enviar e-mails genéricos que não abordam as necessidades específicas do prospecto. Personalize sua mensagem para se destacar da concorrência.

Então, o que achou de conhecer mais sobre o conceito de e-mail de prospecção?

Para relembrar, vimos neste artigo a importância de um e-mail de prospecção bem estruturado, que inclui um assunto atraente, uma saudação personalizada, um corpo relevante e informativo, um CTA claro e uma assinatura profissional. Vimos também que a personalização e segmentação são chave para aumentar as chances de sucesso na prospecção.

Agora, aí vai nossa última dica de ouro: aproveite e experimente o Moskit CRM hoje mesmo e descubra como ele pode transformar suas campanhas de e-mail de prospecção, tornando-as mais eficazes e eficientes. A hora de transformar o seu negócio é agora!