Muitas pessoas tentam melhorar a sua gestão de tempo para que ocorra um aumento de produção.
Essa estratégia é a melhor para a resolução do problema, mas quase nunca vai para frente, pois muitas vezes o conceito de produtividade não está claro na cabeça das pessoas.
Produtividade não é trabalhar um longo período de tempo, fora da escala de horários, para se alcançar um resultado, mas sim se organizar para que as tarefas sejam cumpridas de forma assertiva dentro do período disponível.
Quando se compreende essa grande diferença, a gestão de tempo se torna uma arma para combater a baixa produtividade e aumentar a qualidade.
A primeira coisa que precisa ficar clara na cabeça de quem está pensando em aderir a gestão de tempo na rotina comercial é que ela só funciona quando se sabe priorizar as tarefas.
Se engana quem pensa que a priorização de tarefas deve ser feita por ordem de dificuldade. A melhor maneira de aplicar essa técnica é utilizando a prioridade de entrega.
Isto é, do que precisa ser entregue de imediato até o que pode esperar um pouco mais.
A gestão de tempo vai treinando o colaborador a fazer seu trabalho bem melhor e de forma mais rápida.
Isso ocorre pois, ao organizar suas tarefas de acordo com a prioridade de entrega, ele entende a demanda de tempo para realizar aquilo e vai se aperfeiçoando com o passar do tempo.
Além de passar uma confiança maior no que está sendo feito, a gestão de tempo também contribui para diminuição da carga de estresse do colaborar, e isso sem dúvidas é ótimo para o ambiente de trabalho.
Apesar de já ter sido mencionado anteriormente é importante ressaltar que um esquema em que tarefas são organizadas por ordem de prioridade é uma das melhores técnicas de gestão de tempo.
Na correria do dia a dia, muitas tarefas importantes são esquecidas e a não realização delas atrapalha no desempenho final, já que elas precisam ser feitas e entregues.
Uma forma de se organizar para não se perder com as tarefas importantes é organizá-las em uma lista.
Essa lista pode ser diária ou mensal, dependendo do segmento que você trabalhe.
Ela pode ficar colada em algum cantinho da sua mesa de trabalho, ou até mesmo ser um checklist na sua tela inicial do computador.
O importante é listar e seguir.
Aonde você quer chegar? Quando?
Acredite ou não, essas duas perguntas são ótimas gestoras de tempo, isso porque elas te ajudam a criar um objetivo e estipulam um período de tempo para que você o cumpra.
Por exemplo, você quer o melhor vendedor da sua equipe no próximo mês, para isso você entende que seus esforços deverão ser maiores, assim como o empenho de funções.
Criar metas e objetivos te ajudam a entender o tempo que você realmente precisa para fazer algo.
Você já parou para pensar quantas atividades na sua lista são realmente suas?
Algo que acontece muito dentro de qualquer local de trabalho, é a tomada de responsabilidade por parte dos funcionários de tarefas que não fazem parte da rotina deles.
Essa carga extra é consequência da falta de imposição e do medo de se negar a cumprir algo que não faz parte da função dele.
Aprender a dizer não é importante não só para otimizar a gestão de tempo, mas também para manter um relacionamento de trabalho saudável.
Não dá para negar que uma olhadinha ou outra no que está acontecendo nas redes é divertido, faz com que o tempo passe mais rápido.
Mas, se um limite não for imposto, logo o que era uma fuga de 5 minutos da rotina se tornará horas e horas de procrastinação.
Sempre que surgir um impulso de abrir as redes sociais, pense no que precisa ser feito e se após todas as tarefas estarem cumpridas sobrar um tempinho, aí sim você pode dar aquela fuçadinha.
Claro que reuniões são importantes para troca de informações e até mesmo organização de equipe, mas quantas delas são realmente necessárias?
Reuniões tendem a tomar uma grande porção de tempo, o certo é que, antes de qualquer coisa, uma pauta dos assuntos que precisam ser discutidos esteja pronta, dessa forma o foco não se perde.
Produzir mais é importante, mas isso não significa abdicar da sua saúde e se inserir em longas e desnecessárias jornadas de trabalho.
Entre uma atividade e outra é importante que você pare e relaxe antes de focar no que está por vir.
Levante, tome um café ou beba água e claro, respire bem fundo.
Exercícios de respiração, inclusive, são ótimos para aliviar o estresse e limpar a mente.
Mesmo separando as atividades por ordem de prioridade, às vezes precisamos entregar várias ao mesmo tempo.
Em momentos como esse não surte e não tente fazer tudo de uma vez só, isso apenas vai fazer com que seu rendimento e qualidade caiam drasticamente.
Escolha uma e realize, e só depois parta para a outra.
Lembra aquela dica que fazer tudo sozinho é inviável?
Pois bem, o mercado está cheio de ferramentas capazes de dar uma mãozinha e auxiliar no processo comercial, mas nenhuma delas é tão eficaz quanto um CRM.
O CRM, além de apresentar uma lista do que precisa ser feito, consegue agendar e registrar atendimentos. Sem contar que é possível até mesmo acompanhar a evolução do seu cliente através de lá.
Investir em CRM é uma forma de apostar na organização e consequentemente na gestão de tempo.
Uma última dica que eu deixo é o Moskit CRM, uma ferramenta capaz de fazer isso e muito mais. Conheça mais sobre o Moskit CRM e faça um teste gratuito.