Como usar um CRM?

Saber como usar um CRM é essencial para melhorar a gestão de relacionamento com os clientes e otimizar os processos de vendas. Essa ferramenta vem transformando a maneira como as empresas melhoram o relacionamento com os consumidores, incrementando os resultados do negócio.

Segundo dados do Market Splash, as empresas que adotam um CRM aumentam a sua receita em 29% e em 34% a produtividade. Portanto, vale a pena conhecer as suas funcionalidades e como utilizá-las na prática.

Quer aprender mais sobre o assunto? Então acompanhe a leitura e descubra como usar um CRM na empresa!

• O que é um CRM e por que a sua empresa precisa de um?
• Quais são as principais funcionalidades de um CRM?
• Como usar um CRM no dia a dia?
• Como escolher um CRM?
• Quais são os erros comuns ao usar um CRM e como evitá-los?
• Como configurar o seu CRM pela primeira vez?
• Quais ferramentas complementares potencializam o uso do CRM?

O que é um CRM e por que a sua empresa precisa de um?

Um CRM (Customer Relationship Management), ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, é uma ferramenta que organiza e gerencia as informações dos clientes. Ela possibilita que as empresas melhorem os seus relacionamentos, acompanhem vendas e otimizem estratégias comerciais.

Imagine um sistema que centraliza todos os dados dos seus clientes, como informações de contato, histórico de compras e interações anteriores. É exatamente assim que um CRM funciona! Logo, ele oferece uma visão abrangente de cada cliente e ajuda as equipes de vendas a entender melhor as suas necessidades e preferências.

A utilização de um CRM traz diversos benefícios para as empresas. Primeiro, ele promove a organização de dados, armazenando informações de forma estruturada e facilitando o acesso e a atualização.

Com o CRM também é possível monitorar as vendas, analisando cada fase do processo, desde o primeiro contato até o fechamento do negócio. Além disso, a ferramenta ajuda a identificar oportunidades de vendas, aumentando a eficiência da equipe.

O CRM também melhora o atendimento ao cliente, pois, com acesso fácil ao seu histórico, é possível oferecer um serviço mais personalizado e eficiente. Por fim, ao investir nessa plataforma, as corporações podem maximizar as vendas, já que uma gestão mais eficaz leva a maiores taxas de conversão e, por consequência, a bons resultados.

Quais são as principais funcionalidades de um CRM?

Agora que você já sabe o que é um CRM, chega o momento de entender as suas funcionalidades. Com o Moskit CRM, por exemplo, é possível dividi-las em dois tipos: para o gestor e para o vendedor. Cada uma conta com características próprias de acordo com o público-alvo.

Funcionalidades para o gestor

Para o gestor de uma empresa, o Moskit CRM conta com diversas funcionalidades que facilitam a gestão das equipes e o acompanhamento de métricas do negócio. As principais são:

• dashboards: crie dashboards de atividades, geração de leads e desempenho da equipe;
• playbook de vendas automatizado: simplifique o uso do playbook de vendas, defina campos importantes e obrigatórios no funil e melhore a qualificação dos negócios;
• relatórios avançados: visualize e analise movimentações entre funis, ciclos de vendas, conversões e ticket médio por vendedor;
• definição de metas: defina metas para os vendedores e acompanhe o andamento em tempo real;
• projetos: crie e gerencie projetos diretamente do seu CRM de vendas;
• equipes: estruture o seu time de vendas organizando equipes ou filiais.

Funcionalidades para os vendedores

Com o CRM, os vendedores podem manter um contato mais próximo com os clientes, o que aumenta as chances de conversão. Veja quais são as funcionalidades:

• sincronia com WhatsApp CRM: utilize informações de negócio e modelos de mensagens diretamente no WhatsApp e sincronizadas ao seu CRM;
• ligações: ligue, grave e acompanhe o histórico de ligações com a integração do Moskit com a Zenvia;
• produtos: otimize operações de vendas baseadas em produtos, relacionando negócios aos atributos dos produtos comercializados;
• smart AI: use o poder do ChatGPT para criar mensagens de vendas mais personalizadas, rápidas e eficientes;
• e-mails: envie e-mails dentro do CRM de vendas, usando modelos criados com a ajuda da inteligência artificial;
• propostas: crie modelos de propostas personalizáveis de acordo com o seu negócio;
• calendário e tarefas: tenha controle completo de atividades agendadas, evitando prejuízo ao negócio por um compromisso esquecido;
• visualização de negócios: tenha um controle completo de atividades agendadas.

Como usar um CRM no dia a dia?

Ao centralizar as informações sobre clientes, histórico de compras e interações, o CRM é capaz de simplificar o processo de vendas, o que permite um acompanhamento mais personalizado. Veja como você pode usar essa ferramenta na empresa e ter acesso a todas as vantagens!

Gestão de contatos e leads

Uma gestão eficiente de contatos e leads é essencial para o sucesso das vendas. Com um CRM, é possível armazenar e organizar informações de clientes de forma centralizada.

Assim, a equipe pode acessar dados importantes, como histórico de interações e preferências, facilitando um atendimento mais personalizado. Além disso, a categorização de leads por estágio no funil de vendas ajuda a priorizar ações e maximizar as chances de conversão.

Análise das principais métricas

Uma das principais funções de um CRM é a análise das métricas de vendas. Monitorar indicadores como tempo médio de vendas, ticket médio, taxa de conversão, motivos de perda e custo de aquisição de clientes (CAC) pode fornecer dados sobre o desempenho da equipe.

O tempo médio de vendas ajuda a entender quanto tempo leva para fechar negócios, enquanto o ticket médio indica o valor médio das vendas, permitindo ajustar estratégias de precificação. A taxa de conversão mede a eficácia das interações em transformar leads em clientes e a análise dos motivos de perda pode revelar áreas de melhoria.

Para mais detalhes sobre como essas métricas impactam o seu negócio, leia o nosso conteúdo sobre métricas de vendas.

Automação de tarefas de vendas

A automação de tarefas é outra forma de usar um CRM no dia a dia. O sistema pode automatizar atividades repetitivas, como follow-ups e envio de e-mails, liberando a equipe para focar em interações mais importantes com os clientes.

Com isso, é possível aumentar a produtividade e garantir que nenhum lead seja esquecido. Para entender como a automação pode beneficiar o seu processo de vendas, confira mais informações em nossa página sobre automação.

Entendimento das objeções dos clientes

Um CRM também facilita o entendimento das objeções dos clientes. Registrá-las durante as interações permite que a equipe analise padrões e desenvolva estratégias para superá-las. Com essa informação, é possível personalizar abordagens e oferecer soluções mais alinhadas às necessidades dos clientes, aumentando as chances de conversão.

Como escolher um CRM?

Depois de aprender como usar um CRM no dia a dia, vale a pena entender como você pode escolher a melhor ferramenta para a sua empresa. Confira um guia de CRM e os principais fatores que devem ser observados ao optar pela plataforma!

Defina os seus objetivos e requisitos

Antes de escolher um CRM, é fundamental definir quais são os seus objetivos e requisitos. Pergunte-se quais problemas você deseja resolver com a ferramenta e quais funcionalidades são essenciais para a sua equipe. 

Considere aspectos como gestão de leads, automação de marketing, relatórios de vendas e integração com outras ferramentas já utilizadas na empresa.

Escolha o software de CRM adequado às suas necessidades

Após identificar os seus objetivos, escolha um software de CRM que atenda a essas necessidades específicas. Existem diferentes tipos de crm, como os focados em vendas, marketing ou atendimento ao cliente.

Avalie as funcionalidades de cada opção e verifique se elas se alinham com o que a sua equipe precisa para aumentar a produtividade e eficiência.

Compare opções

Após listar algumas opções, é importante compará-las. Analise não apenas os recursos e funcionalidades, mas também o custo, a escalabilidade e a facilidade de uso. Leia avaliações de usuários e busque feedback sobre a experiência de outros clientes. Essa comparação ajudará a identificar qual CRM se destaca e se adequa melhor à sua empresa.

Busque um CRM com bom suporte

Por fim, escolha um CRM que ofereça um bom suporte ao cliente. Um atendimento de qualidade é importante para resolver problemas rapidamente e garantir que a sua equipe aproveite ao máximo a ferramenta.

Verifique se a empresa oferece suporte por diferentes canais, como chat, e-mail e telefone, e se disponibiliza recursos de treinamento e documentação para facilitar a adoção do sistema.

Quais são os erros comuns ao usar um CRM e como evitá-los?

Evitar erros comuns ao usar um CRM é essencial para garantir que a empresa obtenha o máximo benefício da ferramenta. Veja quais são os principais e como preveni-los:

• falta de treinamento adequado: sem treinamento, a equipe pode não utilizar o CRM de maneira eficaz. Garanta que todos recebam instruções completas e contínuas sobre como usar o sistema;
• não atualizar os dados regularmente: dados desatualizados podem comprometer a eficácia do CRM. Estabeleça rotinas para que a equipe atualize as informações de clientes e vendas consistentemente;
• uso insuficiente de automações: ignorar as funcionalidades de automação pode resultar em perda de tempo e esforços manuais desnecessários. Utilize automações para tarefas repetitivas, como follow-ups e envio de e-mails;
• falta de integração com outras ferramentas: um CRM que não se integra com outras ferramentas usadas pela empresa pode não gerar os resultados esperados. Escolha um CRM que ofereça integrações com o software de e-mail, marketing e outras plataformas;
• não definir processos claros: sem processos definidos, o uso do CRM pode se tornar caótico. Estabeleça procedimentos claros para entrada de dados, gestão de leads e acompanhamento de vendas;
• focar apenas em vendas: usar o CRM apenas para vendas pode limitar o seu potencial. Utilize-o também para melhorar o atendimento ao cliente, marketing e outras áreas que podem se beneficiar de uma gestão centralizada de informações;
• não usar análises e relatórios: ignorar as ferramentas de análise e relatórios do CRM pode significar perder dados importantes. Aproveite esses recursos para monitorar o desempenho e ajustar estratégias conforme necessário;
• subestimar a importância da adoção pelos vendedores: se os vendedores não adotarem o CRM, ele não será eficaz. Envolva a equipe no processo de escolha e implementação, incentivando o uso da ferramenta.

Como configurar o seu CRM pela primeira vez?

Conhecendo os erros mais comuns ao usar um CRM, chega a hora de aprender como configurar essa ferramenta pela primeira vez. Apesar de parecer complicado, saiba que com alguns passos simples e um pouco de planejamento você pode fazer isso de maneira prática.

Confira!

Importe os seus dados

O primeiro passo na configuração do CRM é importar todos os dados relevantes de clientes e leads. Verifique se as informações estão organizadas e prontas para serem transferidas. A maioria das ferramentas possibilita que você importe dados de planilhas ou outros sistemas.

Realize treinamentos com a equipe

É importante que toda a equipe esteja familiarizada com o novo sistema. Organize sessões de treinamento para que todos saibam como usar o CRM e entendam as principais funcionalidades. Isso ajudará a evitar erros e maximizará a eficiência desde o início.

Entenda bem as funcionalidades

Explore todas as funcionalidades do CRM para aproveitar ao máximo a ferramenta. Aprenda como utilizar recursos como automação de tarefas, geração de relatórios e gestão de contatos. Compreender essas funções ajudará a adaptar o CRM às necessidades da empresa.

Aproveite o onboarding

Muitos CRMs contam com um processo de onboarding para ajudar na configuração inicial. Esse serviço pode incluir assistência personalizada e guias passo a passo. No Moskit, por exemplo, contas a partir de três usuários têm implantação e suporte de Customer Success.

Você pode acessar o site de onboarding do Moskit aqui ou consultar a base de conhecimento aqui para obter mais ajuda.

Quais ferramentas complementares potencializam o uso do CRM?

Você entendeu que utilizar um CRM é importante para otimizar os processos de vendas e melhorar o relacionamento com os clientes. No entanto, para aproveitar ao máximo essa ferramenta, você deve integrá-la com outras soluções complementares.

Veja algumas alternativas!

Sistemas de automação de marketing

As ferramentas de automação de marketing ajudam a gerenciar campanhas, segmentar leads e automatizar interações com os clientes. Ao integrar o CRM com um sistema de automação de marketing, é possível sincronizar dados de clientes, personalizar campanhas e acompanhar o impacto das ações de marketing nas vendas.

Ferramentas de análise de dados

Integrar o CRM com ferramentas de análise de dados pode gerar informações mais profundas sobre o comportamento dos clientes e o desempenho das vendas. Ferramentas como Google Analytics, Tableau e Power BI podem ser usadas para criar relatórios, identificar tendências e tomar decisões baseadas em informações.

Plataformas de comunicação

As plataformas de comunicação, como e-mail marketing, chat e telefone, melhoram a interação com os clientes. Por exemplo, integrar o CRM com sistemas de e-mail marketing permite rastrear a eficácia das campanhas e ajustar estratégias conforme necessário.

Chatbots e atendimento ao cliente

Ferramentas de chatbot, como as oferecidas pela Octadesk, são boas opções para melhorar o atendimento ao cliente e aumentar a eficiência da equipe de suporte. Integrando a Octadesk com o Moskit CRM, você pode automatizar respostas a perguntas frequentes, coletar dados dos clientes em tempo real e fornecer um atendimento mais ágil e personalizado tanto na área de vendas, como de suporte e atendimento.

Neste post, você entendeu como usar um CRM e como escolher a melhor ferramenta para a sua empresa. Assim, se você deseja contar com uma plataforma de qualidade e ter acesso a diferentes integrações, não deixe de fazer um teste grátis no Moskit CRM e aproveitar todas as suas vantagens!