Automação de vendas para agências: melhores práticas e desafios

A automação de vendas para agências tem o potencial de revolucionar operações, economizando até 109 milhões de horas mensalmente e permitindo que funcionários se concentrem em trabalhos de maior valor. Essa afirmação destaca o impacto transformador da tecnologia nas organizações modernas.

Nas agências, essa ferramenta pode, por exemplo, ajudar a otimizar o fluxo de trabalho, aumentar a produtividade e números de contratos fechados. 

Dados recentes da Pedalix mostram que 72% das agências bem-sucedidas utilizam software de automação, enquanto apenas 18% das que não deram certo adotam essa prática. Os gerentes estão cada vez mais focados em automatizar tarefas repetitivas para aumentar a eficiência operacional, reduzir custos administrativos e melhorar a performance. 

Estes números são apoiados por estatísticas como:

• Até 2024, espera-se que 69% das atividades gerenciais rotineiras possam ser totalmente automatizadas. (Garter) 
• A automação de marketing, em média, reduz os custos administrativos em 3.4% e aumenta a produtividade de vendas em 14.5%. (Investp)
• 74% dos entrevistados destacam que a capacidade de economizar tempo é o maior benefício dos softwares de automação. (Invesp)

Este texto explorará como as agências podem aproveitar a automação de vendas para otimizar processos, aumentar a produtividade da equipe e impulsionar resultados de negócios. 

Veja a seguir:

• O que é automação de vendas?
• Quais os benefícios da automação de vendas para agências
• Principais ferramentas de automação de vendas para agências
• Melhores práticas na implementação da automação de vendas para agências
• Desafios na implementação da automação de vendas
• Automação de vendas para seus clientes

O que é automação de vendas?

Automação de vendas é um processo que usa softwares e ferramentas para automatizar tarefas e ações do processo de venda. Isso inclui a geração de leads, gestão de contatos, distribuição de negócios, acompanhamento de e-mails, agendamento de reuniões, criação de relatórios, e nutrição de clientes potenciais.

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Diferenças entre automação de marketing e automação de vendas

O princípio básico de toda automação é a mesma: utilizar da tecnologia para reduzir o uso da mão de obra humana com processos automatizados e um aumento de produtividade.

No entanto, as semelhanças param por aí.

A automação de marketing está focada em funções voltadas para este setor. Portanto, ela ajuda a empresa a entender o que o lead precisa e, a partir desse entendimento, realiza ações de maneira automatizada que atendem a necessidade, auxiliam a mantê-lo na base e o empurram para o fundo do funil de vendas, visando à conversão.

Existem milhares de vantagens em adotar a automação de marketing em sua agência, mas, sem dúvidas, uma das que mais se destaca é a otimização do tempo da equipe de marketing, com a liberdade de focar em ações que requerem mais foco e atenção.

Na prática, podemos dizer que a automação de marketing desempenha ações que contribuirão para a nutrição dos leads, como o envio de e-mails marketing, enquanto a automação de vendas ajudará com ações pontuais, dando suporte ao vendedor e gestor entre a negociação, apresentação até o fechamento da venda.

Quais os benefícios da automação de vendas para agências

A rotina de uma agência conta com muitas tarefas repetitivas e administrativas, como o gerenciamento de leads, o acompanhamento de clientes e o desenvolvimento de projetos. Essas atividades consomem tempo, este que poderia ser usado para atividades mais estratégicas e criativas.

A automação de vendas pode, entre diversas tarefas, ajudar a qualificar leads, enviando e-mails personalizados e segmentados com base no comportamento do cliente. 

Segundo os profissionais entrevistados pelo Hubspot, essas são as principais vantagens de adotar ferramentas de automação de vendas:

• Economizam tempo/automatizam tarefas manuais (38%)
• Ajudam a usar dados para otimizar o processo de vendas (31%)
• Permitem que passem mais tempo focados em ação de vendas (31%)

Claro, esses são apenas algumas das vantagens que esse processo pode levar para a sua agência.  A seguir confira como a automação de vendas pode ser benéfica para sua agência. 

Redução de erros manuais

Diariamente, dezenas de atividades são realizadas numa agência. Essas atividades incluem o atendimento a clientes, processamento de documentos, coordenação de campanhas, gestão de mídias sociais, planejamento de projetos e elaboração de relatórios. 

A automação ajuda significativamente na redução de erros em várias dessas atividades. Primeiramente, ao eliminar tarefas repetitivas e manuais, como a inserção de dados em sistemas, a automação reduz a probabilidade de erros humanos. Por exemplo, a automatização do preenchimento de formulários pode garantir que os dados sejam inseridos corretamente.

Além disso, a automação garante a consistência nos processos. Quando as atividades são realizadas manualmente, é comum haver variações na forma como cada tarefa é executada. A automação padroniza esses processos, assegurando que todas as etapas sejam seguidas de maneira uniforme e conforme as diretrizes estabelecidas.

Agilidade na resposta ao cliente

A automação de vendas melhora significativamente a agilidade no atendimento ao cliente, beneficiando especialmente as agências. Com as ferramentas de automação, as agências podem proporcionar respostas rápidas e precisas às consultas dos clientes. Isso é possível graças à integração de sistemas que monitoram e respondem automaticamente a e-mails, mensagens em redes sociais e outros canais de comunicação.

A automação ajuda o cliente a receber as respostas rapidamente, sem precisar de ajuda humana, o que é importante para manter o cliente satisfeito.

Estudos da McKinsey & Company mostram que a automação de vendas pode resultar em maior satisfação do cliente e até um aumento de 5% na receita. Para as agências, isso significa que, ao automatizar processos de vendas e atendimento, elas podem oferecer um serviço mais ágil, melhorando a experiência do cliente e impulsionando os resultados financeiros.

Análise e monitoramento de performance

Com a automação de vendas, a agência consegue coletar e organizar dados de forma automatizada, isso significa que informações sobre campanhas, comportamento dos clientes e desempenho das atividades são reunidas de maneira sistemática e sem os erros comuns nas operações manuais. 

Com dados bem estruturados, os gestores podem tomar decisões estratégicas baseadas em fatos concretos e tendências observadas, em vez de depender de suposições ou dados fragmentados. Além disso, a automação possibilita o acompanhamento em tempo real das campanhas e atividades. Para o gestor de agência isso permite a identificação imediata de problemas e oportunidades, possibilitando ajustes rápidos.  

Principais ferramentas de automação de vendas para agências

No mercado existem centenas de ferramentas de automação. Cada uma delas apresenta vantagens significativas para sua agência, agindo e resolvendo problemas diferentes.

Antes de escolher a melhor ferramenta de automação, é importante entender como cada uma delas funciona, até mesmo para compreender, qual a mais indicada para sua agência.

A seguir confira um compilado com as principais informações sobre ferramentas de automação para agências. 

Imagem 1 - Ferramentas para automação de vendas em agências

Customer Relationship Management (CRM)

O CRM (Customer Relationship Management) é uma ferramenta muito utilizada para automação de vendas em agências, facilitando o gerenciamento eficiente do relacionamento com os clientes ao longo de todo o ciclo de vendas. Ele não apenas simplifica o rastreamento de interações, mas também organiza informações de leads e proporciona dados para melhorar as estratégias de vendas.

Por exemplo, mesmo em uma agência pequena, o CRM  de vendas pode criar regras, organizar fluxos de ações e automatizar processos manuais em cada etapa do funil de vendas. Isso é fundamental porque permite otimizar recursos limitados, coordenar eficientemente os projetos entre membros da equipe e garantir que todos os dados essenciais estejam sempre atualizados e acessíveis em um único sistema centralizado.

Dessa forma, o CRM não apenas moderniza a gestão de relacionamento com clientes na agência, mas também potencializa a capacidade da equipe de oferecer um serviço personalizado, contribuindo para o crescimento e sucesso do negócio.

Automação de Marketing

A automação de marketing ajuda as agências a automatizarem processos de vendas, ao permitir a configuração de fluxos de trabalho automáticos, como a nutrição de leads, onde conteúdos são enviados sequencialmente para manter o engajamento e guiar o cliente pelo funil de vendas.

A agência pode utilizar automação de marketing, para enviar e-mails segmentados com base em interações anteriores dos clientes com o site ou campanhas de mídia social. Ela também pode integrar chatbots para atendimento ao cliente em tempo real, visando manter a relevância e comunicação, o que aumenta as chances de conversão.

Mas para vendas, a automação de marketing sem dúvidas se destaca ao implementar sistemas de nutrição de leads, onde conteúdos educativos são automaticamente enviados a potenciais clientes em diferentes fases do funil de vendas. Por exemplo, uma agência ofertando consultoria pode enviar estudos de caso e artigos de blog para leads que demonstraram interesse inicial em seus serviços.

Integrações inteligentes

As integrações fazem toda a diferença, especialmente para pequenas agências que, muitas vezes, conta com recursos limitados. 

A automação elimina a necessidade de alternar entre várias plataformas e garante que dados fluam de maneira contínua e organizada. 

Por exemplo, ao combinar uma plataforma de automação de marketing que gerencia campanhas online com um CRM como o Moskit, que centraliza históricos de comunicação, automatiza funil de vendas e organiza atividades de vendas, as agências podem oferecer um atendimento mais personalizado aos clientes.

Essas integrações permitem que pequenas equipes foquem em estratégias mais estratégicas do que operacionais, mas também melhoram a qualidade das decisões estratégicas. 

Os gestores de agências podem acessar dados atualizados sobre o desempenho das campanhas, comportamento dos clientes e oportunidades de vendas, facilitando ajustes rápidos conforme necessário.

Melhores práticas na implementação da automação de vendas para agências

A automação de vendas proporciona centenas de vantagens para a agência, desde que seja implementada da maneira correta.

Para que a automação funcione e traga os resultados esperados, é necessário adotar algumas práticas, como a integração adequada dos sistemas, o treinamento da equipe, a personalização dos processos de vendas e a constante análise de dados. Essas ações ajudarão a estabelecer um fluxo de trabalho eficiente, garantindo que a automação contribua para o crescimento e sucesso da agência.

Veja a seguir as melhores práticas para implementar automações de vendas em sua agência. 

Planejamento estratégico

Independente do quanto você conhece uma nova estratégia ou ferramenta, o primeiro passo para implementá-la em sua agência deve ser o planejamento.

Leia também: A importância do planejamento comercial para agências

Isso porque apenas o conhecimento não garante sucesso na execução. É preciso entender como essa a automação ajudará a alcançar seus objetivos, quais serão os recursos necessários para que ela opere com todo seu potencial, como será inserida na rotina da equipe, quais prazos serão estabelecidos e quais métricas serão usadas para avaliar seu desempenho. 

Um planejamento detalhado garantirá uma implementação mais suave, maximizando os benefícios da automação.

Segmentação e Personalização

A segmentação e personalização, ajuda a segmentar seu público com base em diversos critérios, como comportamento de compra, interesses e histórico de interações. 

Essa é uma ação importante, pois ao personalizar as comunicações para cada segmento, você aumenta a relevância das suas mensagens, melhorando o engajamento e, consequentemente, as taxas de conversão. 

Por exemplo, se a agência coletou dados de clientes que visitaram uma página específica de serviços de SEO. Com base nesses dados, a agência pode criar um segmento de clientes interessados em SEO e automatizar e-mails personalizados oferecendo um e-book gratuito sobre as melhores práticas de SEO ou uma consultoria gratuita para analisar o site do cliente. Essa abordagem direcionada aumenta a probabilidade de os clientes se envolverem com a oferta e avançarem no funil de vendas. 

É possível até criar funis personalizados para cada tipo de cliente, ajudando assim a deixar essa segmentação ainda melhor.

Automação do processo de follow-up

A automação do follow-up em agências organiza e prioriza os leads de acordo com seu estágio no funil de vendas, permitindo que a equipe de vendas se concentre nos leads mais qualificados e que precisam de atenção imediata. 

A priorização automática de leads garante que a equipe dedique seu tempo e recursos aos leads mais próximos da conversão. Além disso, a automação facilita o acompanhamento dos leads ao fornecer lembretes e alertas para o follow-up, garantindo que nenhum lead seja esquecido ou negligenciado. Isso resulta em um atendimento mais ágil e personalizado, melhorando a experiência do cliente e, consequentemente, as taxas de conversão.

Utilização da inteligência artificial

Utilizar inteligência artificial na automação de vendas oferece benefícios significativos para agências. A IA permite uma segmentação precisa do público-alvo através da análise avançada de dados, fundamental para otimizar campanhas e estratégias direcionadas. 

Mas não se restringe apenas aos dados, já que as agências podem utilizar funcionalidades como o Smart AI do Moskit para automatizar a criação de mensagens de vendas personalizadas, adaptadas às necessidades específicas de cada cliente ou lead.

Desafios na implementação da automação de vendas

Nem toda mudança é fácil, a implementação da automação de vendas, pode ser desafiadora, tanto no macro quanto no micro ambiente.

É importante entender quais são os desafios e como superá-los. 

Resistência à mudança

É natural que alguns membros da equipe possam sentir hesitação ou preocupação diante dessa transição. No entanto, é essencial destacar como a automação irá beneficiar a agência.

Para isso é importante pontuar que a automação de vendas não apenas simplificará os processos internos, mas também nos permitirá dedicar mais tempo a atividades estratégicas e ao atendimento personalizado aos clientes. 

Outro ponto é fornecer suporte durante essa transição, oferecendo treinamento abrangente e garantindo que todos compreendam os benefícios de longo prazo que essa mudança trará. 

Complexidade na integração de sistemas

Além da resistência à mudança, outro desafio na implementação da automação de vendas é a integração de sistemas. 

É importante entender como integrar essa tecnologia para explorar todo o seu potencial e maximizar os benefícios da equipe e clientes.

A integração bem-sucedida da automação de vendas requer uma análise cuidadosa dos nossos processos existentes e como a nova tecnologia pode ser alinhada e otimizada. Isso envolve não apenas a configuração técnica, mas também a capacitação da equipe para usar eficazmente as novas ferramentas e sistemas.

Manutenção da qualidade no atendimento

É importante reconhecer que, embora a automação possa otimizar processos e aumentar a eficiência, existe o risco de perder o toque humano essencial para um atendimento excepcional.

Para mitigar esse desafio, é necessário ajustar e calibrar regularmente as automações, em vez de substituir, a interação humana. Isso pode incluir personalização de comunicações, monitoramento de feedback dos clientes e adaptação de algoritmos para refletir as nuances e preferências individuais.

Automação de vendas para seus clientes 

Implementar a automação de vendas em sua agência pode transformar significativamente suas operações, aumentando a eficiência, reduzindo custos administrativos e melhorando a experiência do cliente. Com ferramentas adequadas e estratégias bem definidas, sua agência pode oferecer projetos mais completos aos clientes, utilizando CRM para automação e garantindo processos mais integrados e eficazes.

Mas, você sabia que ela também pode ser um diferencial? Oferecer serviços e consultorias com automação permite entregar pacotes de funcionalidades mais completos para os clientes, ajudando-os a otimizar seus próprios processos e alcançar melhores resultados. 

A parceria com a nossa plataforma pode auxiliar sua agência a implementar essas soluções de maneira eficiente e estratégica, destacando-se no mercado.

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