Você sabe a importância de uma planilha de vendas para o seu negócio?Essa ferramenta é essencial para organizar, monitorar e otimizar o processo de vendas. Ainda, com ela, a empresa pode funcionar sem desencontro de informações entre os setores financeiro, comercial e de estoque.

Logo, com esse tipo de planilha, é possível ter um maior controle sobre tudo o que sai da empresa. Portanto, vale a pena saber como utilizá-la e controlar a receita do negócio.

Neste post, você entenderá o que é uma planilha de vendas e qual é a sua importância. Acompanhe a leitura!

O que é uma planilha de vendas?

Uma planilha de vendas é uma ferramenta essencial para gestores e donos de empresas que desejam acompanhar o desempenho das suas equipes e o crescimento da receita.

Assim, ela é um documento que pode ser criado no Excel ou Google Sheets. Nesse caso, são registradas todas as informações relacionadas às vendas de produtos ou serviços.

Os principais componentes de uma planilha de controle de vendas incluem:

  • o nome do cliente;
  • a data da venda;
  • os itens vendidos;
  • a quantidade vendida;
  • o valor unitário;
  • o valor total da transação;
  • o status do pagamento.

Algumas planilhas mais avançadas também oferecem colunas para indicar a forma de pagamento, o vendedor responsável pela transação e até mesmo o lucro obtido.

O uso de uma planilha de vendas Excel faz com que as empresas tenham uma visão clara e organizada do volume de vendas, identifiquem tendências, analisem o desempenho dos vendedores e detectem oportunidades de melhoria.

Além disso, com uma planilha de controle de vendas, é possível monitorar o cumprimento das metas, facilitando a tomada de decisões estratégicas com base em dados reais.

Como usar uma planilha de controle de vendas na sua empresa?

Para criar uma planilha de vendas, você deve considerar três critérios: dados, indicadores e frequência de atualização. Confira cada um deles e como eles impactam o uso e a construção dessa ferramenta!

Dados

O primeiro passo é definir quais dados incluir na sua planilha de controle de vendas. Isso porque o processo de vendas gera diversas informações, mas nem todas são relevantes.

Por isso, foque nos dados mais úteis para a análise e decisões estratégicas, evitando sobrecarregar a planilha. Alguns deles são:

  • número de vendas;
  • ticket médio;
  • datas;
  • faturamento;
  • número de nota fiscal;
  • quantidade em estoque;
  • descontos;
  • lucro e margem de lucro;
  • comissão;
  • descontos gerais.

Indicadores e parâmetros

Os indicadores de vendas servem para medir o desempenho ao longo do tempo. Eles ajudam a orientar a tomada de decisões e a manter o foco nos objetivos estratégicos.

Além disso, os indicadores auxiliam no monitoramento da eficiência, finanças e resultados das ações de vendas. Para um bom uso da sua planilha de vendas, selecione aqueles que reflitam o sucesso e as áreas que precisam de melhoria.

Frequência

A frequência de atualização da planilha de controle de vendas também é importante. O ideal seria que as atualizações ocorressem automaticamente, mas como a maioria delas requer inserções manuais, é importante definir uma rotina de atualização.

A consistência nesse processo faz com que os dados estejam sempre atualizados. Assim, você pode realizar uma análise precisa e tomar decisões com base em informações confiáveis.

Quais são os benefícios de usar uma planilha de vendas? 

O uso de uma planilha de vendas traz muitas vantagens para pequenas empresas, autônomos e empreendedores que estão começando a estruturar o seu processo de vendas.

Essa ferramenta simples e de baixo custo pode ser um ponto de partida para a gestão de vendas e o controle financeiro. Confira as suas vantagens a seguir!

Maior controle sobre o fluxo de caixa

Uma das principais vantagens de utilizar uma planilha de vendas é o controle sobre o fluxo de caixa. Com ela, é possível registrar todas as entradas e saídas financeiras relacionadas às vendas.

Essa visualização clara ajuda a entender como o dinheiro está circulando no negócio e facilita a identificação de períodos de alta e baixa nas vendas. Para pequenas empresas e autônomos, esse controle é fundamental para manter a saúde financeira.

Acompanhamento detalhado das vendas

Com uma planilha de controle de vendas, você também pode acompanhar cada transação. Ao registrar informações como datas, clientes, produtos, valores e formas de pagamento, é possível ter uma visão completa do desempenho de vendas ao longo do tempo.

Essa visão é ainda mais útil para quem está começando, pois ajuda a identificar padrões de compra, produtos mais vendidos e oportunidades de melhoria.

Análise inicial de métricas

Para quem está dando os primeiros passos no mundo dos negócios, a análise de métricas pode parecer complexa. No entanto, uma planilha de vendas torna esse processo mais acessível.

Com ela, você pode acompanhar métricas básicas, como ticket médio, taxa de conversão, margem de lucro e volume de vendas. Esses dados ajudam a compreender o comportamento dos clientes e a performance da equipe de vendas, criando uma base para decisões mais estratégicas no futuro.

Quais são os 7 tipos de planilha de vendas?

Existem diversos tipos de planilha de vendas que podem ser utilizadas pelas empresas para organizar e otimizar as operações. Cada um tem um foco específico, ajudando a acompanhar desde o planejamento até o desempenho da equipe de vendas.

Confira abaixo os modelos mais comuns!

1. Planilha para planejamento de vendas

A planilha para planejamento de vendas é usada para definir metas e estratégias que orientarão o time de vendas ao longo de um período. Com esse modelo, é possível estabelecer objetivos claros, identificar o público-alvo, definir produtos a serem focados e mapear ações necessárias para alcançar as metas.

Se você deseja saber mais sobre como fazer um planejamento de vendas eficiente, acesse o nosso conteúdo completo.

2. Planilha para controle de vendas

A planilha para controle de vendas costuma ser a mais utilizada pelas empresas. Ela registra informações sobre todas as vendas realizadas, como data, cliente, produto, valor, forma de pagamento e vendedor responsável.

Esse tipo ajuda a monitorar o desempenho das vendas, identificar os produtos mais vendidos e acompanhar o cumprimento das metas, facilitando a gestão do negócio e o planejamento financeiro.

3. Planilha de prospecção de clientes

A planilha de prospecção de clientes é voltada para o registro e acompanhamento dos potenciais clientes em um funil de vendas. Nela, é possível listar informações importantes sobre os leads, como:

  • nome;
  • contato;
  • estágio no funil;
  • data da última interação;
  • status da negociação.

Com essa planilha, você pode organizar o processo de prospecção, aumentando a eficiência do time de vendas e melhorando a conversão de leads em clientes.

4. Planilha de estoque

A planilha de estoque é indispensável para empresas que trabalham com produtos físicos. Ela realiza o controle de entradas e saídas de mercadorias, ajudando a manter o estoque atualizado e evitar perdas por excesso ou falta de itens.

Esse tipo de planilha é essencial para que o negócio sempre tenha os produtos disponíveis para venda, sem acumular estoques desnecessários que podem gerar prejuízos.

5. Planilha de produtividade em vendas

A planilha de produtividade em vendas é utilizada para avaliar o desempenho individual dos vendedores ou da equipe. Ela pode incluir indicadores como número de vendas realizadas, valor total vendido, taxa de conversão e metas atingidas.

Logo, essa planilha é útil para identificar quem são os vendedores mais produtivos e entender onde é necessário fornecer suporte adicional ou treinamento.

6. Planilha de despesas

A planilha de despesas ajuda a registrar todos os custos relacionados ao processo de vendas, como deslocamentos, hospedagens, refeições, comissões, entre outros. Esse modelo é essencial para que o gestor tenha uma visão de quanto está sendo gasto para concretizar as vendas e se os custos estão dentro do orçamento planejado.

Controlar essas despesas ajuda a aumentar a lucratividade e a eficiência da operação.

7. Planilha de comissão de vendas

Por fim, a planilha de comissão de vendas é utilizada para calcular e acompanhar o pagamento de comissões aos vendedores. Com base nos resultados obtidos, o cálculo pode ser feito automaticamente, conforme a política da empresa.

Essa planilha ajuda a manter a transparência e a motivação da equipe, fazendo com que todos sejam remunerados de forma justa e correta.

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Quais são os motivos para abandonar uma planilha de vendas?

Embora as planilhas de vendas sejam uma solução inicial útil, elas podem apresentar várias limitações à medida que o negócio cresce. Veja quais são as 7 razões para considerar a migração para um software de gestão de clientes!

1. Dados desatualizados

Como você mantém a sua planilha atualizada? Você faz isso após cada atendimento ou reserva um momento específico para atualizar todos os dados de uma vez? A falta de atualização constante pode resultar em desinformações, prejudicando a qualidade das vendas e o desempenho da equipe.

Enquanto uma planilha pode deixar lacunas e comprometer a eficiência, um sistema CRM (Customer Relationship Management – gestão de relacionamento com o cliente), por exemplo, garante informações exatas e um processo de vendas mais seguro.

2. Erros comprometedores

Erros em planilhas podem ser devastadores. Problemas como dados corrompidos ao compartilhar arquivos levam à perda de dias de trabalho. Com um CRM online, cada usuário tem acesso a informações seguras e atualizadas.

Isso garante que toda a equipe possa acessar dados precisos e atualizados simultaneamente.

3. Mais possibilidades de vendas realizadas

As planilhas oferecem um controle básico, mas não conseguem realizar um gerenciamento detalhado de clientes e oportunidades. Um CRM, por outro lado, pode cruzar dados e identificar oportunidades de vendas, sugerindo alternativas quando um produto está fora de estoque, por exemplo.

4. Pós-vendas eficiente

O pós-venda é essencial, mas uma planilha não consegue gerenciar essa etapa. Com um CRM, você pode manter um contato contínuo com clientes, agendar atividades, enviar e-mails e acompanhar as interações passadas.

Esse processo ajuda a fidelizar os clientes e manter uma boa relação, que pode gerar novas oportunidades de negócios e referências.

5. Bom custo-benefício

Embora as planilhas sejam gratuitas, elas não oferecem o melhor custo-benefício a longo prazo. Investir em um CRM pode parecer um custo alto, mas os benefícios, como uma gestão mais eficiente e a capacidade de escalar com o crescimento do seu negócio, justificam o investimento.

Além disso, sistemas de CRM acessíveis estão disponíveis e podem ser mais baratos do que você imagina.

6. Mobilidade e produtividade

Uma planilha pode ser acessada em qualquer lugar, mas não é a solução mais prática quando se trata de mobilidade e segurança. Carregar o seu laptop para reuniões não é sempre conveniente.

Por outro lado, um CRM online, como o do Moskit, oferece acesso seguro e remoto às informações, melhorando a produtividade e mantendo a proteção dos dados.

7. Centralização de informações

Ter todas as informações em um só lugar ajuda na eficiência. Com uma planilha, os dados estão espalhados e podem ser difíceis de gerenciar, principalmente se há vários usuários.

Um CRM, por outro lado, centraliza todos os dados de contatos, vendas e interações, proporcionando uma visão clara e unificada. Isso melhora a colaboração entre equipes e reduz a possibilidade de perda de informações.

Por que escolher um software de CRM em vez de uma planilha de vendas?

Como você viu, embora as planilhas de vendas possam parecer uma ferramenta simples e acessível para gerenciar dados, o seu uso em processos de tomada de decisão empresarial pode ser arriscado.

Estudos indicam que 94% das planilhas usadas para decisões estratégicas contêm erros críticos. Eles podem levar a prejuízos financeiros, falhas operacionais e, em casos extremos, ao comprometimento da sustentabilidade do negócio.

Algumas das principais limitações das planilhas é a sua dependência de entradas manuais, o que aumenta o risco de erros e duplicação de dados. Além disso, com o crescimento do negócio, o volume de informações a ser gerenciado se torna maior.

Logo, as planilhas não conseguem lidar com todos esses dados. As falhas também são agravadas pelo fato de que muitos usuários não têm treinamento formal em áreas como desenvolvimento de software, o que pode resultar em erros que afetam o processo de vendas e tomada de decisão.

Nesse contexto, a escolha de ferramentas automatizadas e integradas, como CRMs e sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning – sistema integrado de gestão empresarial), se torna cada vez mais estratégica.

Elas oferecem funcionalidades avançadas e proporcionam uma gestão de dados segura, eficiente e em tempo real. Veja alguns dos principais benefícios de adotar um CRM:

  • automatização de processos;
  • centralização de informações;
  • relatórios e análises precisas;
  • organização do funil de vendas;
  • integração com WhatsApp e e-mail;
  • redução de erros.

Neste post, você entendeu o que é uma planilha de vendas e como ela funciona. Se você deseja migrar para um CRM, não deixe de considerar o Moskit CRM.

Essa ferramenta conta com uma interface intuitiva, sendo ideal para empresas que desejam automatizar o seu processo de vendas, melhorar a gestão de clientes e aumentar a produtividade.

Além disso, o Moskit CRM é acessível e fácil de implementar, o que o torna uma escolha para companhias que estão começando a investir em tecnologias de vendas.

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